Banyak instansi pemerintah kini mulai beralih ke sistem pengarsipan digital. Dokumen yang dulu disimpan dalam map dan rak kini dipindahkan ke aplikasi berbasis cloud atau server internal. Namun dalam proses digitalisasi ini, muncul satu masalah yang sangat sering dikeluhkan pegawai: arsip yang ukurannya terlalu besar sehingga sulit diunggah ke sistem. Masalah ini bukan hanya soal teknis, tetapi juga menyangkut kebijakan, infrastruktur, dan kebiasaan kerja. Tulisan ini membahas penyebabnya serta solusi realistis yang bisa diterapkan agar proses pengarsipan berjalan lancar.
Mengapa Arsip Digital Sering Berukuran Sangat Besar?
Masalah arsip berukuran besar umumnya terjadi karena proses digitalisasi dilakukan tanpa standar teknis yang jelas. Saat pegawai memindai dokumen, mereka sering menggunakan resolusi yang terlalu tinggi, misalnya 600 dpi atau lebih, padahal kebutuhan biasanya hanya 200–300 dpi. Ada pula yang memindai dokumen warna padahal isi dokumen sebenarnya hitam putih. Tindakan-tindakan kecil ini membuat ukuran file membengkak berkali-kali lipat.
Selain itu, banyak dokumen yang berisi gambar, tabel besar, atau lampiran foto yang tidak dikompres. Ketika arsip dibuat oleh pihak eksternal, misalnya konsultan atau vendor, file sering dikirim dalam format PDF berkualitas cetak (print-ready), yang ukurannya bisa puluhan megabyte. Jika sistem pengarsipan pemerintah membatasi ukuran unggahan, pegawai akhirnya terhambat bekerja.
Masalah lain muncul dari kebiasaan menggabungkan terlalu banyak halaman ke dalam satu dokumen. Beberapa instansi mengunggah seluruh laporan tahunan sebagai satu file besar, bukan memecahnya menjadi beberapa bagian sesuai Bab. Ketika file ini mencapai ratusan halaman, ukurannya tentu sangat besar dan sulit ditangani.
Kapasitas Sistem Pengarsipan yang Masih Terbatas
Tidak semua sistem pengarsipan di pemerintah didukung infrastruktur yang memadai. Banyak aplikasi internal memiliki batasan unggah per file, misalnya maksimal 5 MB atau 10 MB. Batasan ini dibuat untuk menghemat kapasitas server dan menjaga kinerja sistem, tetapi sering kali tidak sejalan dengan kebutuhan lapangan.
Ketika sistem tidak siap menerima file besar, pegawai terpaksa melakukan berbagai trik seperti memecah file secara manual atau menurunkan kualitas dokumen. Hal ini menambah beban kerja dan mengurangi efisiensi. Dalam jangka panjang, keterbatasan kapasitas ini justru membuat kualitas arsip digital tidak seragam dan sulit dipertanggungjawabkan.
Kebiasaan Menyimpan Arsip Tanpa Optimalisasi
Banyak pegawai terbiasa menyimpan dokumen dalam format apa adanya tanpa memikirkan proses pengarsipan. Contohnya, menyimpan foto kegiatan dalam resolusi kamera asli, padahal ukuran file bisa mencapai 5–10 MB per foto. Ketika satu laporan memuat belasan foto, ukuran dokumen bisa jadi sangat besar. Pegawai juga sering menggunakan pemindaian berwarna walaupun dokumen tidak membutuhkan warna.
Selain itu, ada praktik menggabungkan semua lampiran tanpa mengompresi gambar terlebih dahulu. Padahal banyak perangkat lunak pemindaian atau pembuatan PDF menyediakan fitur kompresi otomatis yang dapat menurunkan ukuran file tanpa mengurangi keterbacaan dokumen.
Solusi 1: Menetapkan Standar Teknis Pemindaian dan Pembuatan Dokumen
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menetapkan standar teknis yang baku. Standar ini harus menjawab pertanyaan seperti:
- Berapa resolusi pemindaian yang ideal?
- Kapan dokumen harus dipindai dalam warna?
- Format file apa yang wajib digunakan?
- Berapa batas ukuran file untuk satu halaman?
Dengan standar ini, semua pegawai memiliki pedoman yang sama. Misalnya, untuk dokumen teks, resolusi 200 dpi hitam putih sudah lebih dari cukup. Untuk dokumen dengan tanda tangan, 300 dpi grayscale bisa digunakan. Standar juga bisa menetapkan bahwa foto dalam laporan harus dikompresi sebelum dimasukkan ke PDF. Dengan kebijakan yang jelas, ukuran file dapat dikendalikan sejak awal.
Solusi 2: Menggunakan Fitur Kompresi PDF Secara Konsisten
Kompresi PDF adalah cara paling efektif untuk menurunkan ukuran file. Banyak aplikasi PDF, baik berbayar maupun gratis, menyediakan fitur seperti:
- Reduce file size
- Compress images
- Optimize scanned PDF
Fitur ini dapat menurunkan ukuran file hingga 50–90% tanpa mengurangi keterbacaan dokumen. Yang penting adalah memastikan pegawai dilatih untuk menggunakan fitur tersebut dan mengetahui kapan kompresi harus dilakukan.
Instansi juga bisa menyediakan aplikasi kompresi terpusat yang otomatis menurunkan ukuran file ketika dokumen akan diunggah. Ini membuat pegawai tidak perlu melakukannya secara manual.
Solusi 3: Memecah Dokumen Besar Menjadi Beberapa Bagian
Untuk dokumen yang memang besar secara alami, misalnya laporan proyek ratusan halaman atau dokumen perencanaan yang berisi banyak lampiran, pemecahan dokumen menjadi beberapa bagian adalah langkah praktis. Misalnya:
- Bab 1–2 dalam satu file
- Bab 3–4 dalam file lain
- Lampiran gambar dalam dokumen terpisah
Sistem pengarsipan juga perlu mendukung pengelompokan dokumen agar beberapa file dapat dianggap sebagai satu paket arsip. Pemecahan dokumen tidak hanya membuat file lebih mudah diunggah, tetapi juga mempermudah pencarian dan membuka file di kemudian hari.
Solusi 4: Meningkatkan Kapasitas Sistem dan Infrastruktur Server
Beberapa masalah tidak bisa diselesaikan di tingkat pengguna. Sistem itu sendiri harus diperbarui agar mendukung kebutuhan kerja modern. Penyedia sistem pengarsipan harus mempertimbangkan:
- Meningkatkan batas unggahan maksimal
- Menyediakan penyimpanan cloud dengan kapasitas lebih besar
- Menggunakan server yang mendukung kompresi otomatis
- Membuat pipeline optimasi dokumen sebelum disimpan
Perbaikan infrastruktur ini adalah investasi jangka panjang untuk memastikan sistem pengarsipan tidak menghambat pekerjaan, tetapi justru mempermudahnya.
Solusi 5: Membuat SOP Pengelolaan Arsip Digital yang Lebih Ketat
Selain teknis dan infrastruktur, SOP yang jelas sangat dibutuhkan. SOP dapat mengatur:
- Tahapan sebelum mengunggah dokumen
- Kewajiban mengompresi file
- Penamaan file yang seragam
- Penggunaan pemindaian sesuai kebutuhan
- Kontrol kualitas dokumen sebelum disimpan
Dengan SOP ini, proses pengarsipan menjadi lebih terstruktur dan risiko file besar akibat sembarang pemindaian dapat diminimalkan.
Solusi 6: Pelatihan SDM untuk Meningkatkan Keterampilan Pengelolaan Arsip Digital
Banyak masalah terjadi karena pegawai tidak dibekali keterampilan teknis. Pelatihan sederhana tentang:
- cara memindai dokumen dengan ukuran optimal,
- cara mengompresi file,
- cara mengubah resolusi gambar,
- cara menggabungkan dan memecah PDF,
bisa meningkatkan kualitas arsip secara signifikan. Pelatihan ini perlu rutin dilakukan terutama ketika ada pegawai baru atau ketika instansi memperbarui sistem pengarsipannya.
Masalah Arsip Besar Bisa Diatasi dengan Kombinasi Teknologi dan Kebiasaan Kerja
Arsip berukuran besar yang sulit diunggah bukanlah masalah yang tak terhindarkan. Dengan kombinasi standar teknis yang baik, kebiasaan optimalisasi dokumen, pemanfaatan fitur kompresi, peningkatan kapasitas sistem, dan pelatihan SDM, instansi pemerintah dapat mengelola arsip digital dengan lebih efisien. Kunci suksesnya adalah konsistensi: memastikan bahwa setiap pegawai memahami dan menerapkan langkah yang sama.
Ketika ukuran file dapat dikendalikan, proses unggah menjadi mudah, arsip tersimpan rapi, dan pekerjaan berjalan lebih cepat. Digitalisasi akhirnya dapat mencapai tujuannya: membantu pemerintahan bekerja lebih efisien, akuntabel, dan modern.
