Arsip fisik masih menjadi tulang punggung dokumentasi di banyak instansi pemerintah. Meskipun era digital semakin berkembang, kenyataan di lapangan menunjukkan bahwa sebagian besar proses administrasi pemerintah masih sangat bergantung pada arsip kertas. Surat keputusan, dokumen proyek, laporan kegiatan, berkas kepegawaian, kontrak kerja sama, dokumen pengadaan, hingga arsip pertanggungjawaban keuangan—semuanya masih banyak disimpan dalam bentuk fisik. Namun sayangnya, arsip-arsip fisik ini sering kali mengalami kerusakan, baik kerusakan ringan maupun kerusakan berat yang membuat dokumen tidak lagi bisa dibaca atau digunakan. Masalah kerusakan arsip fisik ini sudah terjadi bertahun-tahun di berbagai instansi, dan menjadi salah satu tantangan terbesar dalam manajemen kearsipan pemerintah.
Artikel ini menjelaskan dengan sederhana berbagai penyebab mengapa arsip fisik banyak rusak, apa saja faktor-faktor yang mempercepat kerusakannya, dan bagaimana kebiasaan kerja yang kurang tepat juga memperburuk kondisi arsip. Dengan memahami akar masalahnya, organisasi pemerintah dapat lebih mudah menentukan langkah perbaikan dalam pengelolaan arsip.
Kondisi Ruangan Arsip yang Tidak Ideal
Salah satu penyebab terbesar kerusakan arsip fisik adalah kondisi ruangan penyimpanan yang tidak memenuhi standar. Banyak instansi pemerintah menyimpan arsip di ruangan seadanya, seperti ruang kecil dekat gudang, ruang belakang kantor, ruang bekas penyimpanan barang, atau bahkan di tempat yang dekat dengan area basah seperti dapur atau kamar mandi. Ruangan yang tidak didesain khusus untuk arsip rentan terhadap berbagai faktor perusak.
Kelembapan adalah faktor paling berbahaya. Kertas sangat sensitif terhadap kelembapan tinggi. Ketika udara terlalu lembap, kertas menjadi mudah berjamur, lengket satu sama lain, dan tulisan memudar. Jamur bahkan bisa merusak struktur kertas hingga rapuh dan hancur ketika disentuh. Dalam banyak kasus, jamur tumbuh cepat pada arsip yang disimpan di tempat gelap dan lembap tanpa sirkulasi udara yang baik.
Suhu ruangan juga sangat berpengaruh. Ruangan arsip yang terlalu panas akan membuat kertas menguning, melengkung, dan menjadi rapuh. Pada musim kemarau, suhu yang tinggi membuat tinta cepat memudar. Sebaliknya, ruangan yang terlalu dingin atau lembap mempercepat pertumbuhan jamur. Tanpa pengaturan suhu dan kelembapan yang stabil, kondisi arsip akan terus memburuk dari tahun ke tahun.
Selain itu, banyak ruangan arsip tidak memiliki ventilasi memadai, sehingga udara tidak dapat bersirkulasi dengan baik. Ruangan yang pengap dan tertutup adalah tempat favorit bagi jamur dan serangga untuk berkembang. Akibatnya, arsip menjadi rusak tanpa disadari hingga akhirnya ditemukan dalam kondisi yang sangat buruk.
Lemari Arsip dan Folder yang Tidak Standar
Kerusakan arsip juga sering disebabkan oleh penggunaan peralatan penyimpanan yang tidak tepat. Banyak kantor pemerintah masih menggunakan lemari besi tua atau lemari kayu yang sudah lapuk. Lemari tersebut tidak kedap udara, tidak memiliki perlindungan terhadap debu, dan sering kali mengalami kebocoran jika terkena air atau berada di dekat dinding yang lembap.
Folder atau map yang digunakan juga sering tidak standar. Banyak arsip disimpan menggunakan map kertas tipis yang mudah sobek, atau menggunakan plastik murahan yang justru mempercepat kerusakan kertas karena sifat kimia plastik yang tidak stabil. Map yang berubah warna atau menempel pada kertas bisa merusak tinta dan membuat dokumen sulit dipisahkan.
Dokumen yang digabung terlalu banyak dalam satu map juga menjadi masalah. Kertas akan melipat, robek, atau tertekan terlalu keras hingga sudutnya rusak. Bahkan, stapler dan klip besi yang digunakan sering menyebabkan karat. Karat ini menempel pada kertas dan menimbulkan noda permanen yang sulit dibersihkan, bahkan dapat membuat kertas berlubang.
Ketidaksesuaian peralatan ini menunjukkan bahwa investasi pada sarana kearsipan masih belum dianggap penting oleh banyak instansi. Padahal, penggunaan lemari arsip standar dan folder bebas asam sangat membantu menjaga kualitas arsip dalam jangka panjang.
Kelembapan yang Menimbulkan Jamur dan Kerusakan Kertas
Kelembapan adalah musuh utama arsip fisik. Pada kelembapan tinggi, jamur akan tumbuh dengan cepat pada permukaan kertas. Jamur tidak hanya membuat noda hitam, coklat, atau hijau pada halaman dokumen, tetapi juga merusak struktur serat kertas. Arsip yang berjamur biasanya menjadi rapuh, bau, dan sulit dipulihkan.
Dalam banyak kasus, jamur muncul karena ruangan arsip tidak memiliki kontrol kelembapan. Banyak kantor menyimpan arsip di ruangan tanpa AC atau dehumidifier. Bahkan, ada yang menyimpan arsip di ruangan yang memiliki kebocoran ringan, sehingga air merembes ke dalam lemari arsip. Air yang tidak terlihat secara kasat mata sering kali menyebabkan bintik-bintik jamur yang baru diketahui setelah dokumen dibuka.
Selain jamur, kelembapan juga menyebabkan kertas melengkung dan tintanya luntur. Beberapa jenis tinta biro atau tinta printer inkjet dapat menyebar ketika terkena kelembapan tinggi, membuat teks tidak terbaca lagi. Arsip yang rusak karena kelembapan bukan hanya sulit digunakan, tetapi juga tidak bisa diperbaiki tanpa teknologi restorasi profesional, yang tentu saja membutuhkan biaya mahal.
Serangga dan Hewan Perusak Arsip
Faktor lain yang sering menyebabkan arsip fisik rusak adalah serangga dan hewan kecil. Kertas merupakan bahan organik yang sangat disukai oleh beberapa jenis serangga. Rayap, kecoa, tikus, kutu buku, dan ngengat adalah beberapa hewan yang kerap merusak arsip.
Rayap merupakan ancaman terbesar. Mereka tidak hanya memakan kayu lemari arsip, tetapi juga kertas. Arsip yang diserang rayap biasanya berlubang-lubang, berlubang besar, atau bahkan habis termakan sehingga tidak bisa lagi diidentifikasi.
Kecoa juga banyak ditemukan di ruangan arsip yang kotor dan lembap. Kotoran kecoa bisa meninggalkan noda hitam permanen di kertas. Sementara tikus dapat merobek dokumen, membuat sarang dari kertas, dan meninggalkan bekas gigitan. Jika arsip disimpan di ruangan yang tidak dibersihkan secara rutin atau tidak terlindung dari hewan-hewan kecil tersebut, kerusakan akan semakin parah.
Pencegahan terhadap serangga sering tidak dilakukan di kantor pemerintah. Banyak ruangan arsip yang tidak pernah dilakukan fumigasi atau pembersihan berkala, sehingga serangga bebas berkembang biak dan merusak dokumen sedikit demi sedikit.
Penanganan Arsip yang Sembarangan
Kerusakan arsip fisik juga disebabkan oleh cara pegawai menangani dokumen. Banyak pegawai tidak memahami teknik dasar merawat arsip. Dokumen sering dilipat, distapler berulang kali, ditarik paksa, atau dibawa tanpa map. Kebiasaan kecil seperti menumpuk arsip terlalu tinggi juga dapat menyebabkan kertas di bagian bawah tertekan dan robek.
Selain itu, dokumen sering ditaruh sembarangan di meja, bahkan di dekat air minum, kopi, atau makanan. Tidak jarang arsip terkena tumpahan kopi atau air hujan yang masuk dari jendela. Arsip juga sering dibawa keluar ruangan tanpa perlindungan dan akhirnya kusut atau sobek selama perjalanan.
Ketidaktahuan dan kurangnya pelatihan membuat banyak pegawai tidak mengetahui bahwa tindakan kecil bisa merusak arsip secara permanen. Pengelolaan arsip seharusnya dilakukan dengan perlakuan khusus, terutama untuk dokumen penting yang bernilai hukum.
Minimnya Anggaran untuk Kearsipan
Banyak instansi pemerintah tidak memberikan anggaran yang cukup untuk pengelolaan arsip. Fokus anggaran lebih banyak pada hal-hal yang dianggap lebih mendesak, sementara arsip tidak dianggap prioritas. Akibatnya, pembelian folder berkualitas, lemari anti kelembapan, mesin dehumidifier, atau alat pemindai dokumen tidak mendapat alokasi.
Kondisi ini membuat pengelolaan arsip dilakukan secara minimalis dan seadanya. Semakin lama, arsip yang disimpan tanpa perawatan memadai mengalami kerusakan. Jika kerusakan sudah parah, biaya restorasi jauh lebih mahal daripada biaya pencegahan. Namun banyak instansi baru menyadari pentingnya anggaran kearsipan ketika dokumen yang sangat penting hilang atau rusak.
Tidak Ada Sistem Rotasi Arsip
Arsip fisik memiliki siklus hidup. Dokumen yang sudah tidak aktif seharusnya dipindahkan dari ruangan kerja ke ruang arsip inaktif. Namun di banyak instansi, dokumen dibiarkan menumpuk di ruangan kerja dan tidak pernah dipindahkan secara berkala.
Penumpukan ini membuat arsip rentan rusak karena:
- tertekan beban dokumen baru
- terpapar debu setiap hari
- berada di ruangan yang tidak ideal
- dicampur dengan arsip baru yang sering diakses
- tidak pernah diberi perawatan
Tanpa proses seleksi dan pemindahan arsip, kerusakan terus meningkat tanpa disadari.
Bencana Alam dan Insiden Tidak Terduga
Kerusakan arsip juga banyak disebabkan oleh bencana alam dan insiden seperti banjir, kebakaran, atau rembesan air. Banyak kantor pemerintah menyimpan arsip di lantai dasar yang rawan banjir. Begitu banjir melanda, semua dokumen yang disimpan di rak bawah atau lemari rendah langsung terendam air. Dalam banyak kasus, arsip yang terkena banjir tidak bisa diselamatkan lagi.
Kebakaran juga menjadi ancaman serius. Ruangan arsip sering tidak dilengkapi alat pemadam khusus. Jika terjadi konsleting listrik, api dapat menyebar dan membakar arsip tanpa waktu untuk penyelamatan.
Selain bencana besar, insiden kecil seperti bocornya AC, pipa air pecah, atau atap bocor juga menjadi penyebab umum kerusakan arsip. Rembesan air yang tidak disadari dapat merusak banyak dokumen sebelum pegawai mengetahuinya.
Ketidaktahuan tentang Pentingnya Arsip
Salah satu penyebab paling mendasar dari kerusakan arsip adalah rendahnya kesadaran pegawai tentang nilai arsip. Banyak pegawai menganggap arsip sebagai dokumen biasa yang tidak memiliki nilai penting. Padahal, arsip berfungsi sebagai bukti hukum, bukti administrasi, memori organisasi, hingga dasar pengambilan kebijakan.
Karena dianggap tidak penting, arsip sering disimpan asal-asalan. Pegawai lebih fokus menyelesaikan tugas administratif yang terlihat di permukaan, sementara pengelolaan arsip dianggap pekerjaan sampingan.
Tanpa kesadaran yang kuat, pelatihan dan fasilitas saja tidak cukup untuk mencegah kerusakan arsip. Perubahan pola pikir adalah kunci agar arsip dianggap sebagai aset organisasi, bukan beban kerja tambahan.
Kesimpulan
Arsip fisik rusak bukan karena satu faktor, tetapi kombinasi dari kondisi ruangan, peralatan yang tidak standar, penanganan yang salah, kelembapan, serangga, keterbatasan anggaran, hingga rendahnya kesadaran pegawai terhadap pentingnya kearsipan. Kerusakan arsip adalah masalah serius karena dapat menghambat pelayanan, mengganggu proses audit, dan merusak akuntabilitas pemerintah.
Untuk mengatasi masalah ini, instansi pemerintah perlu membangun sistem kearsipan yang lebih baik, mulai dari penyediaan ruang arsip yang layak, penggunaan peralatan standar, pelatihan pegawai, hingga penyadaran bahwa arsip adalah aset berharga yang harus dijaga. Dengan konsistensi dan keseriusan, arsip fisik dapat tetap terpelihara dengan baik dan berfungsi optimal dalam mendukung tata kelola pemerintahan yang profesional, transparan, dan akuntabel.
