Rotasi pegawai merupakan hal yang wajar dan bahkan penting dalam organisasi pemerintah. Rotasi dianggap sebagai cara untuk menyegarkan pengalaman kerja, memperluas pemahaman pegawai, dan meningkatkan kompetensi lintas unit. Namun di balik manfaatnya, ada satu dampak besar yang sering tidak disadari: kekacauan arsip. Setiap kali ada pegawai yang pindah, naik jabatan, atau mutasi ke unit lain, dokumen-dokumen pekerjaan yang seharusnya tertata justru kerap tercecer, tidak lengkap, atau bahkan hilang. Masalah ini muncul hampir di semua unit kerja dan menjadi tantangan besar dalam menciptakan tata kelola arsip yang rapi dan profesional.
Arsip yang Tidak Pernah Diserahkan dengan Benar
Salah satu akar persoalan arsip berantakan akibat rotasi pegawai adalah ketiadaan mekanisme serah terima dokumen yang jelas. Banyak pegawai pindah unit tanpa menyerahkan dokumen pekerjaan secara lengkap. Mereka hanya meninggalkan sebagian file di laptop, atau bahkan membawa semua dokumen ketika pindah tanpa mengunggahnya ke sistem resmi.
Kondisi ini diperparah oleh budaya kerja yang menganggap dokumen sebagai milik pribadi, bukan aset organisasi. Akibatnya, pegawai baru yang menggantikan posisi tersebut kesulitan menemukan informasi dasar untuk memulai pekerjaan. Banyak waktu terbuang hanya untuk mencari dokumen lama yang seharusnya sudah tersedia dalam bentuk arsip.
Lebih parah lagi, ketika pegawai yang lama sudah tidak dapat dihubungi atau sudah pindah ke daerah lain, dokumen penting ikut menghilang. Inilah titik awal kekacauan arsip yang sering tidak terlihat tetapi berdampak besar pada efektivitas kerja organisasi.
Ketiadaan Prosedur Serah Terima Arsip yang Standar
Tidak semua instansi memiliki prosedur serah terima arsip yang jelas dan wajib dilaksanakan. Banyak unit hanya berfokus pada serah terima jabatan, tetapi tidak memasukkan arsip sebagai bagian penting dari proses tersebut. Bahkan ada instansi yang sama sekali tidak memiliki daftar dokumen apa saja yang harus diserahkan saat rotasi.
Akibatnya, proses serah terima sangat bergantung pada kesadaran pegawai. Jika pegawai disiplin, dokumen diserahkan dengan rapi. Jika tidak, arsip penting bisa hilang begitu saja. Ketika tidak ada daftar standar, pegawai juga bingung menentukan mana dokumen yang harus disimpan dan mana yang tidak.
Ketiadaan prosedur membuat proses rotasi menjadi tidak terkendali dari sisi kearsipan. Dokumen-dokumen lama berserakan, sebagian tersimpan di laptop pegawai lama, sebagian di laptop pegawai baru, dan sebagian lagi di folder komputer kantor yang tidak pernah tertata.
Perubahan Pejabat Menghentikan Alur Informasi
Saat pejabat atau pegawai kunci dipindahkan, alur informasi yang sebelumnya lancar tiba-tiba terputus. Tidak ada lagi pegawai yang mengetahui konteks pekerjaan sebelumnya. Dokumen-dokumen yang menjelaskan latar belakang program, keputusan penting, atau catatan hasil rapat sering tidak ditemukan. Padahal dokumen seperti ini sangat penting untuk mempertahankan kesinambungan program.
Situasi ini menciptakan kondisi di mana unit kerja seperti harus memulai dari nol setiap kali terjadi rotasi. Pegawai baru kesulitan memahami apa yang sudah dilakukan, mengapa keputusan tertentu diambil, atau siapa saja pihak yang terlibat. Akibatnya, pekerjaan tersendat dan organisasi kehilangan memori institusionalnya.
Tanpa dukungan arsip yang lengkap, rotasi pegawai justru mempersulit proses kerja daripada memperkuatnya.
Ketergantungan pada Pengetahuan Individu
Banyak pekerjaan pemerintah bergantung pada pengetahuan dan pengalaman pegawai tertentu. Ketika pegawai tersebut dipindah, pengetahuan itu ikut hilang jika tidak terdokumentasi dengan baik. Hal ini sering terjadi karena banyak pegawai masih menyimpan catatan kerja secara personal—baik dalam laptop, buku catatan, atau ponsel pribadi.
Karena catatan penting tidak pernah diarsipkan secara resmi, pegawai baru tidak memiliki referensi apa pun untuk melanjutkan pekerjaan. Mereka terpaksa mengulang proses dari awal, menghubungi pihak yang sama, meminta ulang data yang seharusnya sudah disimpan, dan melakukan langkah-langkah yang sebenarnya bisa dihindari.
Ketergantungan pada individu adalah salah satu penyebab utama arsip berantakan. Organisasi yang modern seharusnya tidak bergantung pada ingatan satu pegawai, tetapi pada sistem penyimpanan informasi yang kuat.
Penyimpanan Dokumen yang Tidak Terstandar
Ketika setiap pegawai memiliki cara sendiri untuk menyimpan file, rotasi pegawai hampir selalu menghasilkan kekacauan arsip. Sebagian pegawai memberi nama file tanpa pola, sebagian menyimpan file dalam folder yang tidak jelas, dan sebagian lainnya mencampur dokumen kerja dengan file pribadi. Ketika pegawai pindah, pegawai baru harus menebak-nebak di mana dokumen yang dibutuhkan.
Tentu saja ini sangat menghambat pekerjaan. Banyak pegawai menghabiskan waktu berjam-jam hanya untuk mencari file, bukan menyelesaikan tugas. Dalam jangka panjang, hal ini memperlambat produktivitas dan mengganggu kualitas layanan publik.
Tanpa standar penyimpanan yang seragam, setiap rotasi akan menciptakan kekacauan baru.
Risiko Hilangnya Dokumen Penting
Ketika pegawai lama membawa laptop pribadi atau menghapus file yang dianggap tidak penting, banyak dokumen yang hilang tanpa dapat dipulihkan. Dokumen yang hilang bisa berupa laporan keuangan, notulen rapat, foto kegiatan, draft kebijakan, atau dokumen pendukung audit. Kehilangan dokumen penting ini dapat berdampak langsung pada akuntabilitas organisasi.
Kesulitan dalam menyediakan dokumen saat audit sering berakar dari masalah rotasi pegawai. Auditor tidak dapat menemukan dokumen karena tersimpan di laptop seseorang yang sudah tidak bekerja di unit tersebut. Hal ini dapat menyebabkan opini audit menjadi tidak baik atau menimbulkan masalah hukum.
Solusi Membangun Kearsipan yang Tahan Rotasi
Untuk mengatasi masalah arsip berantakan akibat rotasi pegawai, organisasi pemerintah perlu membangun sistem kearsipan yang tidak bergantung pada individu. Ada beberapa langkah penting yang bisa dilakukan.
Pertama, instansi harus menyediakan sistem arsip digital terpusat. Semua pegawai wajib mengunggah dokumen kerja ke sistem tersebut secara rutin. Kedua, diperlukan prosedur serah terima dokumen yang jelas dan bersifat wajib. Daftar dokumen penting harus ditetapkan sehingga pegawai tahu apa yang harus diserahkan ketika berpindah tugas.
Ketiga, perlu ada pelatihan berkala mengenai pengelolaan arsip digital. Pegawai harus memahami cara menata folder, membuat penamaan file yang konsisten, dan mengklasifikasikan dokumen sesuai standar kearsipan.
Keempat, peran arsiparis harus diperkuat. Arsiparis bertanggung jawab memastikan dokumen tersimpan dengan baik dan siap ditelusuri kapan pun dibutuhkan. Mereka juga dapat membantu memastikan proses serah terima berjalan dengan benar.
Membentuk Budaya Kerja yang Sadar Arsip
Penyelesaian masalah arsip tidak cukup hanya dengan sistem dan aturan. Budaya kerja pegawai juga harus berubah. Setiap pegawai perlu memahami bahwa dokumen yang mereka buat adalah milik organisasi, bukan milik pribadi. Menyimpan file dengan benar bukan hanya tugas administratif, tetapi bagian dari akuntabilitas publik.
Budaya sadar arsip dapat dibangun melalui keteladanan pimpinan, kebijakan yang jelas, serta reward dan punishment yang efektif. Ketika budaya ini terbentuk, rotasi pegawai tidak lagi menimbulkan kekacauan, tetapi justru menjadi peluang untuk penyegaran organisasi tanpa kehilangan informasi penting.
Penutup
Rotasi pegawai adalah bagian dari dinamika organisasi pemerintah, tetapi tidak seharusnya membuat arsip berantakan. Dengan sistem, prosedur, SDM, dan budaya yang tepat, pemerintah dapat memastikan bahwa setiap perpindahan pegawai tetap menjaga keberlanjutan informasi. Arsip adalah memori organisasi. Jika memori ini hilang setiap kali pegawai berpindah, organisasi tidak akan pernah maju. Sebaliknya, jika arsip dikelola dengan benar, rotasi pegawai justru dapat memperkuat organisasi dan meningkatkan kualitas pelayanan publik secara keseluruhan.
