Panduan Penyusunan RKA dan DPA

RKA (Rencana Kerja dan Anggaran) dan DPA (Dokumen Pelaksanaan Anggaran) adalah dokumen utama yang menjadi dasar pelaksanaan kegiatan dan penggunaan anggaran di setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD). Bagi orang awam, istilah ini mungkin terdengar teknis, tetapi sebenarnya RKA dan DPA adalah “peta jalan” yang memandu SKPD dalam menjalankan program dan mencatat belanja secara sistematis. Artikel ini akan menjelaskan secara terstruktur, langkah demi langkah, bagaimana menyusun RKA dan DPA, apa saja komponen utamanya, serta hal-hal yang harus dipahami agar dokumen tersebut mudah diaplikasikan. Dengan bahasa sederhana dan terstruktur, diharapkan masyarakat umum, aparat desa/kelurahan, maupun staf SKPD pemula dapat memahami prosesnya secara menyeluruh.

1. Pengertian RKA dan DPA

  1. RKA (Rencana Kerja dan Anggaran)
    • Definisi: Dokumen perencanaan tahunan yang mencantumkan program, kegiatan, target/output, rincian biaya, dan sumber pendanaan setiap SKPD. RKA disusun setelah kebijakan umum APBD (KUA) dan prioritas serta plafon anggaran sementara (PPAS) ditetapkan.
    • Fungsi:
      1. Merinci program kerja SKPD sesuai visi-misi kepala daerah.
      2. Menjadi dasar pembahasan anggaran dengan DPRD.
      3. Menggambarkan target capaian (fisik maupun non-fisik) serta detail biaya per kegiatan.
  2. DPA (Dokumen Pelaksanaan Anggaran)
    • Definisi: Dokumen yang merupakan hasil finalisasi RKA setelah dibahas dan disetujui bersama antara eksekutif (pemda) dan legislatif (DPRD). DPA memuat pengesahan anggaran oleh pejabat pengelola dan menjadi acuan teknis pelaksanaan anggaran SKPD dalam bentuk kegiatan, alokasi anggaran, serta jadwal pelaksanaan.
    • Fungsi:
      1. Menjadi dokumen komitmen bagi pengguna anggaran (PA/KPA) untuk melaksanakan kegiatan.
      2. Menjelaskan detail belanja yang dapat direalisasikan, batas waktu, dan prosedur pelaksanaan.
      3. Digunakan oleh bendahara pengeluaran untuk menerbitkan SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana).

Singkatnya, RKA adalah dokumen perencanaan dan estimasi anggaran, sedangkan DPA adalah dokumen pelaksanaan setelah RKA disahkan menjadi bagian dari APBD.

2. Perbedaan Antara RKA dan DPA

Walaupun saling berkaitan, ada beberapa perbedaan penting antara RKA dan DPA:

  1. Status Dokumen
    • RKA: Bersifat sementara dan masih dapat berubah atau direvisi selama proses pembahasan anggaran berlangsung.
    • DPA: Final dan telah disetujui (ditandatangani pejabat berwenang) setelah APBD disahkan oleh DPRD.
  2. Fokus Isi
    • RKA: Menekankan perencanaan program/kegiatan, target yang ingin dicapai, serta estimasi biaya berdasar asumsi (contoh: harga satuan, volume, upah tenaga kerja).
    • DPA: Lebih terperinci pada teknis pelaksanaan-menyertakan kode akun anggaran, uraian kegiatan final, serta batasan waktu pelaksanaan.
  3. Proses Penyusunan
    • RKA: Disusun oleh SKPD masing-masing dengan acuan KUA-PPAS. Belum memuat persetujuan DPRD.
    • DPA: Merupakan output finale setelah RKA dibahas di tingkat DPRD (komisi dan paripurna). Memuat catatan-catatan hasil pembahasan (jika ada) dan sudah siap digunakan.
  4. Penggunaan dalam Pelaksanaan
    • RKA: Sering digunakan sebagai bahan diskusi dalam rapat anggaran maupun sebagai panduan sementara untuk menyiapkan tahapan pengadaan barang/jasa.
    • DPA: Dokumen resmi yang menjadi dasar meminta pencairan dana (SP2D), pelaksanaan pengadaan, dan referensi audit internal/eksternal.

3. Manfaat Menyusun RKA dan DPA dengan Baik

  1. Efisiensi Penggunaan Anggaran
    • RKA yang teliti membantu menghitung biaya secara realistis: volume pekerjaan, harga satuan bahan, upah tenaga kerja, dan biaya operasional.
    • DPA yang terstruktur meminimalkan perubahan anggaran di tengah tahun, mengurangi risiko pengajuan revisi APBD.
  2. Kejelasan Target dan Output
    • RKA jelas menetapkan target capaian, misalnya “membangun 2 km jalan desa” atau “memberikan pelatihan digital untuk 100 guru”.
    • DPA menjadi pedoman teknis agar setiap pihak (pengguna anggaran, pejabat pengadaan, bendahara) memahami tugas dan batas waktu.
  3. Transparansi dan Akuntabilitas
    • Dokumen RKA dan DPA (umumnya) diunggah ke sistem e-budgeting atau SIKD sehingga dapat diakses publik.
    • Dengan dokumen lengkap, masyarakat bisa mengecek apakah anggaran yang cair sudah sesuai rencana, dan hasil kerjanya dapat diukur.
  4. Mempermudah Proses Pengadaan
    • RKA membantu menyusun HPS (Harga Perkiraan Sendiri) ketika melelang pengadaan barang/jasa.
    • DPA memuat kode akun anggaran secara lengkap, memudahkan bendahara menerbitkan SP2D, lalu vendor/mitra dapat langsung merealisasikan pekerjaan.

4. Langkah-Langkah Penyusunan RKA

4.1 Menyiapkan Dokumen Acuan

Sebelum menyusun RKA, SKPD perlu mengumpulkan dan memahami beberapa dokumen acuan:

  1. KUA-PPAS (Kebijakan Umum APBD dan Prioritas Plafon Anggaran Sementara)
    • Di dalamnya terdapat garis besar kebijakan fiskal (proyeksi pendapatan, belanja, dan pembiayaan) serta pembagian plafon anggaran sementara untuk setiap SKPD.
    • Rincian prioritas program dan batas maksimal anggaran per unit kerja (SKPD) tertuang di PPAS.
  2. RPJMD (Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah)
    • Merupakan dokumen visi-misi kepala daerah untuk lima tahun. RKA harus konsisten dengan target-target dalam RPJMD.
    • Misalnya, jika RPJMD menargetkan indeks pendidikan naik 2%, maka RKA Dinas Pendidikan harus menulis program anggaran yang mendukung target tersebut (pelatihan guru, renovasi sekolah, beasiswa siswa).
  3. Dokumen RKPD (Rencana Kerja Pemerintah Daerah)
    • RKPD memuat program dan kegiatan prioritas tahunan di setiap SKPD. RKA harus merincinya hingga detail biaya.
    • RKPD ditetapkan terlebih dahulu, lalu SKPD menyusun RKA berdasarkan RKPD.

4.2 Menyusun Rincian Program dan Kegiatan

Setelah dokumen acuan siap, SKPD melakukan langkah berikut secara bertahap:

  1. Identifikasi Program Uraian
    • Program: Sekumpulan kegiatan yang memiliki tujuan strategis. Contoh: “Peningkatan Kualitas Pendidikan”.
    • Kegiatan: Rincian pelaksanaan program, misalnya “Pelatihan Peningkatan Kompetensi Guru” atau “Pengadaan Buku Teks untuk Sekolah Dasar”.
  2. Menetapkan Target dan Indikator Kinerja
    • Target: Kuantitas atau capaian spesifik (misalnya: “Jumlah guru terlatih: 100 orang”).
    • Indikator Kinerja: Ukuran keberhasilan (misalnya: “% Peningkatan nilai rata-rata ujian sekolah”).
  3. Menghitung Volume Kebutuhan
    • Misalnya, untuk “Pengadaan Buku Teks”:
      • Volume = Jumlah siswa x Jumlah buku per siswa (contoh: 500 siswa x 3 buku = 1.500 buku).
    • Untuk “Pelatihan Guru”:
      • Volume = Jumlah hari x Jumlah peserta x Biaya per peserta per hari (contoh: 3 hari x 100 guru x Rp 200.000/hari = Rp 60.000.000).
  4. Menyusun Rincian Biaya (HPS)
    • Biaya Langsung: Harga satuan bahan, alat, upah tenaga kerja, transport, makan/minum, sewa ruangan, dan sebagainya.
    • Biaya Tidak Langsung: Biaya administrasi, honorarium panitia, dokumentasi, atau biaya pendukung lain.
    • Penjumlahan seluruh komponen biaya akan menghasilkan total biaya untuk masing-masing kegiatan.
  5. Memasukkan Kode Akun Anggaran
    • Setiap jenis belanja (Barang & Jasa, Belanja Modal, Belanja Bantuan Sosial, dst.) memiliki kode akun sesuai standar pemerintah.
    • Contoh:
      • 524 (Belanja Barang & Jasa)
      • 611 (Belanja Modal)
      • 523 (Belanja Komponen Bantuan Sosial)
  6. Menyusun Ringkasan Anggaran SKPD
    • Setelah menghitung biaya setiap kegiatan, SKPD membuat tabel ringkasan yang mengelompokkan belanja menurut jenis (pegawai, barang & jasa, belanja modal, dll.).
    • Jumlah ringkasan ini akan dibandingkan dengan plafon anggaran yang diterima di PPAS; jika melebih, perlu penyesuaian ulang.

4.3 Penyusunan RKA-SKPD

Dokumen RKA-SKPD umumnya memiliki format baku sebagai berikut:

  1. Halaman Judul dan Pengesahan Internal
    • Memuat nama SKPD, tahun anggaran, dan pejabat penanggung jawab.
    • Ditandatangani oleh Kepala SKPD sebagai tanda bahwa RKA-SKPD sudah disusun secara internal.
  2. Daftar Isi
    • Mempermudah navigasi bagian-bagian dokumen: ringkasan anggaran, rincian program/kegiatan, lampiran asumsi (harga satuan), dan lampiran daftar usulan.
  3. Ringkasan Anggaran SKPD
    • Menampilkan total anggaran SKPD yang disetujui di PPAS, dibagi menurut kategori belanja (pegawai, barang & jasa, modal, sosial, tak terduga).
    • Kolom perbandingan:
      • Plafon PPAS (anggaran sementara)
      • Usulan Rincian (hasil racikan SKPD)
      • Selisih (jika terjadi kelebihan/kelebihan anggaran)
  4. Rincian Program dan Kegiatan
    • Daftar program dengan rincian kegiatan di bawahnya.
    • Setiap kegiatan memuat:
      1. Tujuan/Keluaran (output)
      2. Target capaian (jumlah, persen, volume)
      3. Rincian biaya:
        • Biaya Persiapan (apabila ada),
        • Biaya Pelaksanaan (Rincian HPS),
        • Biaya Penunjang (administrasi, dll.)
      4. Kode Akun Anggaran
  5. Lampiran Asumsi dan Harga Satuan
    • Daftar harga satuan bahan, upah tenaga, sewa ruangan, transport, dan berbagai komponen biaya lain yang menjadi dasar perhitungan HPS.
    • Penting agar harga satuan ini mudah diakses oleh tim anggaran dan panitia lelang.
  6. Lampiran Rencana Penarikan
    • Jadwal penarikan dana (triwulan atau semester) sesuai tahapan kegiatan.
    • Misalnya: Pelatihan guru direncanakan pada triwulan II, sehingga sebagian anggaran harus tersedia paling lambat bulan Juni.
  7. Tanda Tangan Pejabat Berwenang
    • Kepala SKPD.
    • Kepala BPKAD atau Kepala Bappeda (sesuai ketentuan daerah).

4.4 Pembahasan RKA dengan DPRD

Setelah RKA-SKPD selesai disusun, langkah selanjutnya adalah pembahasan di tingkat DPRD:

  1. Pengajuan RKA-SKPD ke Bappeda/BPKAD
    • Bappeda dan BPKAD mengumpulkan RKA-SKPD dari seluruh unit kerja.
    • Dibuatkan tabel agregat yang menunjukkan total usulan anggaran dan prioritas program antar-SKPD.
  2. Diskusi Internal Tim Anggaran Daerah (TAD)
    • TAD (yang terdiri dari perwakilan eksekutif dan legislatif) membandingkan usulan SKPD dengan plafon anggaran yang tersedia.
    • Jika ada SKPD yang anggarannya melebihi plafon, harus ada dialog untuk merasionalisasi, memotong atau mengalihkan anggaran.
  3. Rapat Komisi di DPRD
    • RKA-SKPD dirapatkan di masing-masing Komisi DPRD (Komisi A untuk pemerintahan, Komisi B untuk perekonomian & pembangunan, Komisi C untuk kesejahteraan rakyat, dst.).
    • SKPD diundang mempresentasikan usulan anggaran, menjelaskan urgensi aktivitas, target capaian, dan skema pembiayaan.
  4. Rapat Gabungan dan Paripurna
    • Setelah rapat komisi, disusun risalah dengan catatan-catatan dari Komisi DPRD-apakah ada kegiatan yang perlu dikurangi, diubah, atau dipindahkan.
    • Rapat gabungan antara Badan Anggaran (Banggar) DPRD dan Tim Anggaran Daerah memfinalisasi angka-angka usulan.
    • Hasil akhirnya di Paripurna DPRD: SKPD mendapat persetujuan anggaran untuk tahun anggaran mendatang. Jika terjadi perubahan, RKA disesuaikan hingga disetujui.

5. Langkah-Langkah Penyusunan DPA

Setelah RKA-SKPD disetujui, selanjutnya adalah menyusun DPA yang akan digunakan sebagai dokumen resmi pelaksanaan anggaran. Berikut urutan prosesnya:

5.1 Menyusun Draft DPA Berdasar RKA Final

  1. Meng-copy Struktur RKA-SKPD ke Format DPA
    • Format DPA mirip dengan RKA, tetapi terdapat kolom tambahan untuk realisasi, kode pejabat penanggung jawab, dan kolom keterangan lain (misal: catatan persetujuan komisi DPRD).
    • DPA umumnya memuat lampiran-lampiran:
      1. Ringkasan Anggaran SKPD (telah final)
      2. Rincian Program dan Kegiatan (hasil revisi setelah pembahasan DPRD)
      3. Jadwal Penarikan Dana Per Triwulan
  2. Memasukkan Kode Pejabat Penanggung Jawab (PA/KPA/Bendahara)
    • PA (Pejabat Pembuat Komitmen): Orang yang berwenang menandatangani kontrak kegiatan (misal: Kepala Dinas).
    • KPA (Kuasa Pengguna Anggaran): Biasanya Sekretaris Dinas atau pejabat yang ditunjuk.
    • Bendahara: Pejabat yang bertanggung jawab mencairkan dana (SP2D).
    • Kolom PA/KPA/Bendahara wajib diisi sesuai daftar pejabat yang telah ditetapkan melalui keputusan bupati/walikota atau gubernur.
  3. Penyusunan Jadwal Realisasi (Penarikan SP2D)
    • Setiap kegiatan di DPA diberi jadwal triwulan (I-IV) sesuai urgensi pelaksanaan.
    • Contoh: Pelatihan guru di triwulan II dialokasikan 30% anggaran di triwulan I untuk persiapan, 60% di triwulan II saat pelaksanaan, dan 10% di triwulan III untuk laporan.
    • Jadwal ini akan menjadi acuan bendahara daerah memroses SP2D agar tidak terjadi keterlambatan.
  4. Memasukkan Persetujuan PPK (Pejabat Pembuat Komitmen)
    • Pada halaman persetujuan, ditandatangani oleh PA, KPA, dan Bendahara.
    • Selain itu, ada kolom persetujuan BPKAD sebagai bukti bahwa DPA telah diverifikasi kesesuaian angka dengan APBD yang disahkan.

5.2 Verifikasi dan Validasi DPA

  1. Verifikasi Internal SKPD
    • Kepala SKPD memeriksa kembali DPA untuk memastikan tidak ada perbedaan angka dengan RKA final.
    • Periksa kembali kode akun, target kegiatan, dan penempatan nama pejabat PA/KPA/Bendahara.
  2. Penyerahan ke BPKAD/Bappeda untuk Validasi
    • BPKAD akan memeriksa apakah DPA sudah sesuai dengan lampiran Perda APBD.
    • Jika ditemukan kesalahan (misal kode akun typo atau plafon anggaran tidak sesuai), DPA dikembalikan ke SKPD untuk diperbaiki.
  3. Pengesahan DPA oleh Kepala Daerah
    • Setelah DPA diverifikasi, Bupati/Walikota atau Gubernur menandatangani DPA sesuai kewenangan.
    • Pada tahap ini, DPA resmi menjadi dokumen pelaksanaan anggaran untuk setiap SKPD.

5.3 Distribusi dan Publikasi DPA

  1. Distribusi DPA ke Pejabat Terkait
    • Salinan DPA diserahkan ke:
      1. Pejabat Pembuat Komitmen (PA) dan Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) di SKPD.
      2. Bendahara SKPD.
      3. Bagian Pengadaan Barang/Jasa (jika SKPD belum memilikinya).
    • Tujuannya agar setiap pihak memiliki dokumen rujukan untuk memulai proses pengadaan, penyiapan administrasi, dan pencatatan transaksi.
  2. Publikasi DPA di Aplikasi e-Budgeting/SIKD
    • Jika daerah sudah menggunakan sistem e-budgeting, DPA diunggah sehingga dapat diakses seluruh pegawai SKPD maupun publik (jika diizinkan).
    • Menumbuhkan transparansi, sebab masyarakat atau unsur masyarakat sipil bisa melihat berapa anggaran yang tersedia dan kegiatan apa saja yang akan dilaksanakan.
  3. Sosialisasi Internal
    • SKPD menyelenggarakan rapat internal untuk mensosialisasikan DPA kepada seluruh pejabat fungsional, staf administrasi, dan pengelola kegiatan.
    • Penting agar semua memahami alur pencairan, batasan pengeluaran, dan jadwal pelaporan keuangan dan keluaran kegiatan.

6. Contoh Singkat Ilustratif

Agar lebih mudah, berikut ilustrasi kecil alur penyusunan RKA dan DPA pada satu program fiktif:

  1. RKA-SKPD
    • Program: Peningkatan Kualitas Pendidikan
    • Kegiatan 1: Pelatihan Peningkatan Kompetensi Guru
      • Target: 100 guru selama 3 hari
      • HPS:
        • Biaya Pengajar Rp 2.000.000/hari
        • Konsumsi Rp 50.000/orang/hari
        • Sewa Ruang Rp 1.000.000/hari
      • Total Perkiraan Biaya = (100 guru × Rp 50.000 × 3 hari) + (Rp 2.000.000 × 3 hari) + (Rp 1.000.000 × 3 hari) = Rp 15.000.000 + Rp 6.000.000 + Rp 3.000.000 = Rp 24.000.000
    • Kegiatan 2: Pengadaan Buku Teks Sekolah Dasar
      • Target: 500 siswa, 3 buku per siswa
      • Harga Buku rata-rata Rp 25.000/buku
      • Total = 500 × 3 × Rp 25.000 = Rp 37.500.000
    • Ringkasan Anggaran:
      • Belanja Barang/Jasa: Pelatihan – Rp 24.000.000
      • Belanja Barang/Jasa: Pengadaan Buku – Rp 37.500.000
      • Belanja Tidak Langsung (cadangan administrasi, honor panitia) – Rp 5.000.000
      • Total Anggaran RKA-SKPD Dinas Pendidikan = Rp 66.500.000
  2. Pembahasan RKA dengan DPRD
    • DPRD menanyakan: “Apakah ada alokasi tunjangan guru atau izin tempat pelatihan sudah sesuai peraturan?”
    • Dinas Pendidikan menyesuaikan: menambah subkomponen honor panitia jadi Rp 6.000.000 dan mengurangi biaya sewa ruang jika menggunakan ruang milik sekolah (gratis). Sehingga sisa Rp 1.000.000 dialihkan ke pengadaan alat tulis (Rp 1.000.000).
  3. DPA Final
    • Program: Peningkatan Kualitas Pendidikan
    • Kegiatan 1: Pelatihan Guru (Triwulan II) – Total Rp 23.000.000 (setelah revisi)
      • Kode Akun 524.02.01 (Belanja Barang & Jasa: Pelatihan)
      • PA: Kepala Dinas Pendidikan
      • KPA: Sekretaris Dinas
      • Bendahara: Bendahara Dinas Pendidikan
      • Jadwal Penarikan: 40% (Triwulan I), 60% (Triwulan II)
    • Kegiatan 2: Pengadaan Buku (Triwulan I) – Total Rp 38.500.000
      • Kode Akun 611.01.03 (Belanja Modal: Pengadaan Peralatan Pendidikan)
      • Jadwal Penarikan: 100% (Triwulan I)
    • Kegiatan 3: Pengadaan Alat Tulis (Triwulan III) – Total Rp 1.000.000
      • Kode Akun 524.02.02 (Belanja Barang & Jasa: Alat Tulis Kantor)
      • Jadwal: 100% (Triwulan III)
    • Total DPA Dinas Pendidikan = Rp 62.500.000

7. Tips dan Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan

Agar penyusunan RKA dan DPA berjalan lancar, perhatikan beberapa hal berikut:

  1. Pastikan Data Dasar Akurat
    • Gunakan data terbaru jumlah peserta, harga pasar aktual, dan daftar nama pejabat SKPD.
    • Hindari menebak-nebak biaya; lebih baik berkoordinasi dengan bagian pengadaan atau menanyakan ke rekan SKPD lain untuk referensi harga.
  2. Konsistensi dengan Dokumen Induk
    • RKA harus sesuai dengan RPJMD (jangka menengah) dan RKPD (jangka tahunan).
    • Apabila terjadi perubahan mendadak (misal kebijakan baru pemerintah pusat), segera koordinasi untuk mengubah RKA sebelum pengesahan.
  3. Waktu Penyusunan yang Cukup Panjang
    • Proses RKA-DPA memakan waktu minimal 3-4 bulan (Agustus-Desember).
    • Pastikan SKPD memulai sejak Juli (setelah PPAS ditetapkan) agar tidak terburu-buru.
  4. Menggunakan Format Baku dan Software Pendukung
    • Banyak daerah telah menerapkan e-budgeting (aplikasi online) yang memandu hingga kode akun otomatis.
    • Jika belum ada, gunakan format excel yang sudah disediakan Bappeda atau BPKAD.
  5. Melibatkan Pegawai Lain dan Konsultan Internal
    • RKA dan DPA bukan tanggung jawab satu orang. Libatkan staf perpustakaan (jika perlu data referensi), bagian keuangan, dan konsultan APBD (jika memungkinkan).
    • Kolaborasi memperkecil kesalahan hitung dan memastikan dokumen tersusun secara komprehensif.
  6. Pemeriksaan Ulang Jelang Penetapan
    • Sebelum RKA diajukan ke DPRD, lakukan review internal: periksa kode akun, total anggaran, target indikator, dan lampiran asumsi harga satuan.
    • Setelah DPA disusun, periksa kembali kolom pejabat PA/KPA/Bendahara dan jadwal penarikan-pastikan tidak ada tanggal yang terlewat.

8. Kesimpulan

RKA dan DPA merupakan fondasi penting dalam siklus APBD. RKA berfungsi sebagai dokumen perencanaan yang merinci program, kegiatan, target, serta estimasi biaya. DPA adalah dokumen pelaksanaan yang memuat hasil final RKA setelah disetujui DPRD, lengkap dengan kode akun, jadwal penarikan, dan pejabat penanggung jawab. Dengan memahami perbedaan, manfaat, serta langkah-langkah penyusunannya-mulai dari menyiapkan dokumen acuan, menyusun rincian biaya, membahas dengan DPRD, hingga menyusun dan memverifikasi DPA-SKPD dapat mengelola anggaran secara efektif, transparan, dan akuntabel.

Bagi orang awam atau pegawai baru di SKPD, artikel ini diharapkan menjadi panduan praktis dalam membuat RKA dan DPA. Kunci keberhasilan adalah memulai lebih awal, bekerja secara kolaboratif, selalu memastikan data faktual, dan mengikuti format baku yang ditetapkan pemerintah daerah. Dengan begitu, pelaksanaan program akan berjalan sesuai rencana, tingkat pencapaian target dapat diukur, dan penggunaan anggaran dapat dipertanggungjawabkan secara terbuka. Semoga panduan ini membantu Anda menyusun RKA dan DPA dengan benar dan efisien!

Loading

Artikel Terkait