Etika Penulisan Surat Dinas: Kata & Frasa yang Menghindari Kesalahpahaman

Pendahuluan

Surat dinas adalah alat komunikasi resmi dalam pemerintahan dan organisasi. Ia dipakai untuk menyampaikan perintah, permintaan, undangan, keputusan, atau pemberitahuan yang harus tercatat dan dapat dipertanggungjawabkan. Karena surat dinas bersifat formal dan sering berdampak administratif atau hukum, kebingungan akibat penggunaan kata yang tidak tepat dapat menimbulkan masalah: tindakan terlambat, salah paham, atau pelaksanaan tugas yang keliru. Oleh karena itu, selain format dan struktur, pilihan kata dan frasa adalah bagian penting dari etika penulisan surat dinas.

Artikel ini membahas secara rinci bagaimana memilih kata dan frasa yang jelas, sopan, dan mengurangi risiko salah tafsir. Kita akan membahas pengertian dasar surat dinas, mengapa kejelasan penting, daftar kata/frasa yang sering menimbulkan masalah beserta alternatifnya, petunjuk nada dan struktur yang tepat, contoh konkret, prosedur pemeriksaan, serta checklist praktis yang bisa langsung dipakai petugas administrasi. Tujuannya agar surat dinas yang dibuat tidak hanya rapi secara tampilan, tetapi juga aman secara makna – sehingga tujuan komunikasi tercapai tanpa menimbulkan kebingungan.

Apa itu Surat Dinas dan Fungsi Utamanya

Surat dinas adalah dokumen resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau unit kerja untuk tujuan administratif atau operasional. Bentuknya bisa bermacam-macam: surat perintah, nota dinas, undangan rapat, surat keputusan, surat edaran, atau pemberitahuan. Intinya, surat dinas adalah alat untuk menyampaikan informasi yang membutuhkan bukti tertulis dan tata kelola yang jelas.

Fungsi utama surat dinas antara lain:

1. Memberi instruksi atau perintah kepada pegawai atau unit kerja lain. Misalnya perintah pelaksanaan kegiatan, tugas, atau penugasan pegawai.
2. Mencatat keputusan yang bersifat administratif, seperti penunjukan pejabat, persetujuan anggaran, atau kebijakan internal.
3. Mengundang partisipasi pada rapat, sosialisasi, atau kegiatan bersama.
4. Menyampaikan informasi resmi kepada pihak lain, termasuk masyarakat, mitra kerja, atau lembaga lain.
5. Menjadi bukti saat diperlukan verifikasi di kemudian hari – misalnya bukti pengiriman dokumen, bukti pemberitahuan, atau dasar penagihan.

Karena fungsinya yang beragam, setiap surat dinas harus memuat elemen dasar: kop/identitas instansi, nomor surat, tanggal, perihal, isi singkat dan jelas, penutup, tanda tangan, serta tembusan bila perlu. Namun beyond layout, unsur yang paling rawan menimbulkan masalah adalah bahasa: bagaimana kalimat disusun, kata apa yang dipilih, dan frasa apa yang dipakai untuk memberi instruksi atau meminta tindakan.

Contoh nyata: perintah “Segera diproses” bisa diartikan berbeda oleh penerima – apakah “segera” berarti hari itu juga, dalam 2 hari, atau sepekan? Maka kata seperti “segera” harus dipakai bersama batas waktu konkret: “Segera diproses – paling lambat 2 (dua) hari kerja sejak surat diterima.” Dengan begitu maknanya tidak ambigu. Intinya, surat dinas harus menggabungkan format yang benar dan bahasa yang tidak memberi ruang tafsir ganda.

Mengapa Kejelasan Kata & Frasa Itu Penting

Kejelasan dalam surat dinas bukan sekadar soal estetika tulisan; ia berhubungan langsung dengan efektivitas kerja, akuntabilitas, dan pencegahan konflik. Berikut beberapa alasan praktis mengapa memilih kata dan frasa yang tepat sangat penting:

1. Mencegah kesalahan pelaksanaan
   Instruksi yang samar dapat menyebabkan pekerjaan dilakukan tidak sesuai tujuan. Contoh: frasa “silakan tindaklanjuti” tanpa rincian tindakan dapat membuat bawahan kebingungan melakukan apa.
2. Mempercepat proses kerja
   Surat yang jelas mempercepat pengambilan keputusan dan pelaksanaan. Bila batas waktu, penanggung jawab, dan langkah jelas, proses tidak perlu bolak-balik tanya.
3. Mengurangi potensi perselisihan
   Bila kemudian muncul masalah-misalnya tunggakan pekerjaan atau beda tafsir tentang tugas-surat yang jelas menjadi bukti yang kuat. Kata yang ambigu sering diperdebatkan sehingga menambah beban administrasi.
4. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas
   Surat yang menyebutkan siapa bertanggung jawab, apa yang harus diselesaikan, dan kapan selesai membuat penilaian terhadap kinerja menjadi lebih objektif.
5. Mencerminkan profesionalisme dan kepercayaan publik
   Bahasa yang jelas dan sopan meningkatkan citra institusi. Surat dinas yang rapi menunjukkan organisasi tertib dan dapat dipercaya.
6. Memudahkan arsip dan penelusuran
   Dokumen yang ringkas dan jelas lebih mudah dicari dan dipahami oleh orang lain di masa depan. Orang yang membuka berkas beberapa tahun kemudian tidak perlu menebak maksud penulis.

Secara ringkas, kejelasan menghemat waktu, biaya, dan tenaga. Oleh karena itu, etika penulisan surat dinas menekankan: hindari istilah ambigu, cantumkan batas waktu, sebutkan penanggung jawab, dan pakai frasa yang dapat dipahami oleh pembaca biasa. Bagian berikut akan menjabarkan kata dan frasa yang sebaiknya dihindari serta alternatif yang lebih aman.

Kata & Frasa yang Sering Menimbulkan Kesalahpahaman

Berikut daftar kata/frasa yang sering dipakai di surat dinas namun berisiko menimbulkan tafsir ganda, beserta penjelasan singkat kenapa bermasalah:

1. “Segera”
   • Masalah: Tidak jelas berapa lama.
   • Mengapa bermasalah: Satu pihak mengartikan “segera” sebagai hari ini, pihak lain sebagai minggu ini.
   • Dampak: Tindakan terhambat atau terlambat.
2. “Secepatnya” / “Seingkat-singkatnya”
   • Masalah: Sama seperti “segera” – tidak konkret.
   • Dampak: Kebingungan prioritas.
3. “Dimohon” / “Diharapkan”
   • Masalah: Terlalu halus; tidak menunjukkan kewajiban.
   • Dampak: Penerima bisa menilai itu hanya saran, bukan perintah.
4. “Dipertimbangkan”
   • Masalah: Tidak menunjukkan langkah selanjutnya.
   • Dampak: Tidak ada tindak lanjut yang jelas.
5. “Jika memungkinkan”
   • Masalah: Menjadi alasan tidak melakukan tindakan.
   • Dampak: Menurunkan rasa urgensi.
6. “Mohon tindak lanjut” tanpa rincian
   • Masalah: Tidak ada petunjuk apa yang harus dilakukan.
   • Dampak: Penerima bingung memulai dari mana.
7. “Untuk diketahui”
   • Masalah: Tidak jelas apakah penerima hanya diberi info atau juga harus melakukan sesuatu.
   • Dampak: Perintah terabaikan bila sesungguhnya ada tugas tersembunyi.
8. “Segera bila perlu”
   • Masalah: Kontradiktif; “segera” bertentangan dengan “bila perlu”.
   • Dampak: Mendorong penundaan.
9. Istilah teknis/asing yang tidak umum
   • Masalah: Pembaca awam atau pegawai baru mungkin tidak mengerti.
   • Dampak: Perlu klarifikasi, memperlambat proses.
10. Kata ambigu seperti “segera diproses”, “sesegera mungkin”, “dilakukan segera” tanpa batas waktu
    • Masalah: Tidak memberikan ukuran keberhasilan.

Bagian berikut akan memberi alternatif perbaikan dan contoh kalimat yang lebih jelas. Prinsip utamanya: gantikan kata ambigu dengan pernyataan konkret-batas waktu, siapa, dan langkah apa.

Alternatif Kata & Frasa yang Lebih Jelas

Mengganti kata ambigu dengan frasa yang konkret sangat mudah dan berdampak besar. Berikut alternatif yang bisa langsung dipakai beserta contoh penerapannya dalam kalimat:

1. Ganti “Segera” → “Paling lambat [tanggal/jangka waktu]”
   • Contoh: “Segera diserahkan.” → “Harap menyerahkan laporan paling lambat 3 (tiga) hari kerja sejak tanggal surat ini.”
2. Ganti “Secepatnya” → “Dalam waktu [jumlah hari/jam]”
   • Contoh: “Proses secepatnya.” → “Proses dalam waktu 2 (dua) hari kerja.”
3. Ganti “Dimohon/Diharapkan” → “Harap/Perintah kepada [jabatan/nama] untuk …”
   • Contoh: “Diharapkan dapat menindaklanjuti.” → “Harap Kabid Keuangan menindaklanjuti dengan menyiapkan RAB sebelum 10 Mei 2025.”
4. Ganti “Dipertimbangkan” → “Silakan menelaah dan melaporkan usulan secara tertulis ke [unit] paling lambat …”
   • Contoh: “Usulan dipertimbangkan.” → “Silakan menelaah usulan dan kirim laporan evaluasi ke sekretariat paling lambat 7 (tujuh) hari kerja.”
5. Ganti “Jika memungkinkan” → “Jika memungkinkan, mohon lakukan [aksi konkret]; jika tidak memungkinkan, laporkan kendala.”
   • Contoh: “Jika memungkinkan, lakukan pengadaan.” → “Jika memungkinkan, mohon lakukan pengadaan minggu ini; bila tidak memungkinkan, laporkan kendala selambat-lambatnya 2 hari kerja.”
6. Ganti “Mohon tindak lanjut” → “Mohon tindak lanjut: langkah 1, langkah 2, dan batas waktunya.”
   • Contoh: “Mohon tindak lanjut.” → “Mohon tindak lanjut: (1) verifikasi data dalam 3 hari, (2) kirim laporan verifikasi ke kepala bagian.”
7. Ganti “Untuk diketahui” → “Untuk diketahui dan [apakah perlu tindakan?]”
   • Contoh: “Untuk diketahui.” → “Untuk diketahui; jika ada pertanyaan, mohon sampaikan ke bagian hukum dalam 5 hari.”
8. Hindari istilah teknis tanpa definisi
   • Jika perlu pakai istilah teknis, sertakan catatan singkat atau lampiran definisi supaya pembaca umum paham.

Prinsip mudah diingat: setiap pernyataan yang berkaitan dengan tindakan harus menjawab tiga pertanyaan: apa yang harus dilakukan, siapa yang harus melakukan, dan kapan harus selesai. Jika salah satu jawaban tidak ada, tambahkan agar makna tak menggantung.

Nada, Kesopanan, dan Pilihan Kata yang Tepat

Surat dinas idealnya bersifat resmi namun tetap sopan. Nada tulisan memengaruhi penerimaan dan kerja sama. Berikut pedoman praktis memilih nada dan kata:

1. Gunakan bahasa formal namun ramah
   • Hindari bahasa yang dingin atau terlalu kaku sampai mengesankan otoriter. Contoh: “Anda diharuskan …” bisa diubah menjadi “Harap Saudara/ i …” bila konteksnya koordinatif. Namun untuk perintah resmi, tetap gunakan bentuk imperatif yang jelas.
2. Hindari nada menggurui atau merendahkan
   • Kalimat yang menyudutkan penerima (mis. “Jangan lagi terjadi kesalahan…”) lebih baik diganti dengan pendekatan solusi: “Untuk mencegah hal serupa, harap …”
3. Pilih kata yang netral, bukan emosional
   • Hindari kata seperti “menghina”, “memalukan”, “konyol” dalam konteks resmi. Jika perlu kritik, sampaikan dengan fakta dan rekomendasi perbaikan.
4. Gunakan kalimat aktif daripada pasif berlebihan
   • Kalimat aktif lebih jelas subjeknya (siapa melakukan). Contoh: “Laporan harus dikirim” → “Kabid Pelayanan Harap mengirim laporan.”
5. Sertakan alasan singkat jika meminta tindakan
   • Menyebutkan alasan membuat permintaan lebih mudah diterima. Contoh: “Harap menyampaikan data dalam 3 hari untuk mendukung proses audit internal.”
6. Jaga kesopanan di akhir surat
   • Penutup seperti “Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih” sederhana tetapi efektif. Hindari frasa berbelit yang mengurangi formalitas.
7. Perhatikan penggunaan kata yang menunjukkan kewajiban
   • “Harap” dan “Diminta” menunjukkan permintaan formal; “Perintah” atau “Diperintahkan” menunjukkan kewenangan. Pilih sesuai konteks: tindakan sukarela vs perintah resmi.

Nada yang tepat meningkatkan kooperasi dan mengurangi resistensi. Intinya, surat dinas harus tegas soal tindakan dan waktu, namun tetap menghormati pihak penerima. Ini membantu menjaga hubungan kerja dan efektivitas pelaksanaan.

Contoh Surat: Dari yang Ambigu ke Versi yang Jelas

Berikut contoh konkret perubahan dari kalimat ambigu menjadi kalimat yang jelas dan etis. Contoh disusun ringkas agar mudah ditiru.

Contoh 1 – Undangan Rapat

• Versi ambigu:”Dimohon hadir dalam rapat secepatnya.”
• Versi jelas:”Harap hadir dalam Rapat Koordinasi Pelayanan Publik pada: Hari/Tanggal: Senin, 12 Mei 2025; Waktu: 09.00-11.00 WIB; Tempat: Ruang Rapat Lantai 2. Mohon konfirmasi ke Sekretariat paling lambat 10 Mei 2025.”

Contoh 2 – Perintah Penyelesaian Dokumen

• Versi ambigu:”Segera lengkapi dokumen.”
• Versi jelas:”Harap Kabag Kepegawaian melengkapi berkas pengangkatan pegawai kontrak (format terlampir) dan menyerahkannya ke Sekretariat sebelum 5 (lima) hari kerja sejak surat ini diterima. Jika ada kendala pengumpulan data, laporkan via email ke [email protected] pada hari kerja pertama.”

Contoh 3 – Permintaan Tindak Lanjut

• Versi ambigu:”Mohon tindak lanjut hasil monitoring.”
• Versi jelas:”Mohon tindak lanjut hasil monitoring program sanitasi:
  1. Verifikasi 10 lokasi prioritas dalam 7 hari kerja;.
  2. Laporkan temuan pada format terlampir.
  3. Usulkan solusi teknis paling lambat 14 hari kerja. Penanggung jawab: Kasi Sanitasi.”

Pada setiap contoh, perbaikan menambahkan tiga elemen penting: aksi spesifik, penanggung jawab, dan batas waktu. Selain itu, penambahan kontak untuk klarifikasi memudahkan komunikasi bila ada kendala.

Prosedur Pemeriksaan & Proofreading Surat Dinas

Menulis surat yang jelas hanyalah langkah pertama; pemeriksaan sebelum dikirim sama pentingnya. Berikut prosedur praktis proofreading yang bisa diterapkan oleh sekretariat atau penanggung surat:

1. Baca keseluruhan sebagai penerima
   • Bayangkan Anda adalah orang yang menerima surat. Apakah Anda tahu apa yang harus dilakukan? Siapa harus melakukan? Kapan harus selesai? Jika ada keraguan, perbaiki.
2. Periksa tiga elemen utama
   • Pastikan setiap instruksi menjawab: apa, siapa, kapan. Tandai bagian yang tidak memiliki salah satu elemen ini.
3. Periksa kosakata ambigu
   • Cari kata seperti “segera”, “secepatnya”, “dimohon” tanpa batas waktu. Ganti atau lengkapi dengan keterangan waktu.
4. Cek nama, jabatan, dan alamat
   • Kesalahan nama atau jabatan menimbulkan masalah formal. Pastikan ejaan nama, gelar, dan alamat organisasi benar.
5. Periksa lampiran dan referensi
   • Jika menulis “format terlampir” atau “lihat lampiran A”, pastikan lampiran benar-benar ada dan jelas.
6. Periksa nada dan kesopanan
   • Pastikan bahasa sopan dan sesuai dengan tingkat formalitas. Hindari frasa yang menyinggung.
7. Minta pembacaan kedua (peer review)
   • Mintalah rekan di unit lain membaca surat; kadang orang lain melihat ambigu yang terlewat oleh penulis.
8. Catat versi dan tanggal revisi
   • Bila surat mengalami beberapa revisi, catat versi agar tidak terjadi miskomunikasi.
9. Simpan template yang telah diverifikasi
   • Bila surat jenis tertentu sering dipakai (undangan, perintah, nota), simpan versi template yang sudah diperiksa agar lebih konsisten.

Prosedur sederhana ini sangat mengurangi risiko kesalahan. Waktu tambahan sedikit pada tahap pemeriksaan jauh lebih murah dibandingkan biaya koreksi atau konflik akibat surat yang tidak jelas.

Checklist Praktis untuk Penulis Surat Dinas

Gunakan checklist ini sebelum menandatangani dan mengirim surat dinas. Cetak atau simpan digital agar mudah digunakan berulang.

1. Judul dan perihal jelas
   • Apakah perihal singkat dan mencerminkan isi surat?
2. Identitas pengirim lengkap
   • Kop, alamat, nomor surat, tanggal, dan penandatangan.
3. Isi: Jawab Apa, Siapa, Kapan
   • Apa yang diminta/diperintahkan? Siapa bertanggung jawab? Kapan batasnya?
4. Bahasa jelas & konkret
   • Hindari “segera”, “secepatnya” tanpa batas waktu. Hindari istilah teknis tanpa penjelasan.
5. Nada sopan tapi tegas
   • Pastikan kalimat tidak merendahkan, tetap menunjukkan kewenangan bila perlu.
6. Lampiran lengkap
   • Pastikan semua dokumen yang disebutkan terlampir dan diberi nama file yang jelas.
7. Kontak untuk klarifikasi
   • Cantumkan siapa yang bisa dihubungi (nama, jabatan, nomor/email).
8. Proofreading & pembacaan kedua
   • Dicek oleh penulis dan rekan; perbaiki typo, angka, dan tanggal.
9. Format sesuai standar instansi
   • Pastikan margin, font, dan nomor surat sesuai pedoman.
10. Simpan salinan & risalah pengiriman
    • Simpan salinan digital dan catat siapa diterima dan kapan.

Checklist ini membantu menjaga kualitas dan konsistensi surat dinas di seluruh unit. Mengadopsi kebiasaan memakai checklist mengurangi kesalahan berulang.

Kesimpulan

Etika penulisan surat dinas bukan hanya soal aturan baku atau tata letak; inti utama adalah kejelasan komunikasi. Pilihan kata dan frasa yang tepat menyelamatkan waktu, mencegah kesalahpahaman, dan memperkuat akuntabilitas. Prinsip mudah diingat: setiap instruksi harus menjawab apa, siapa, dan kapan. Hindari kata-kata ambigu seperti “segera” atau “secepatnya” tanpa batas waktu; gantikan dengan pernyataan konkret dan sertakan kontak untuk klarifikasi. Nada surat harus sopan namun tegas sesuai fungsi-apakah itu permintaan, instruksi, atau pemberitahuan.

Praktik baik mencakup penggunaan template yang sudah diverifikasi, pemeriksaan peer review sebelum pengiriman, dan penggunaan checklist sederhana. Dengan kebiasaan menulis yang baik, surat dinas menjadi alat kerja yang efektif: pesan tersampaikan, tugas terlaksana, dan bukti administratif tersimpan rapi.