Menghitung kebutuhan person-month adalah salah satu tantangan terbesar saat merencanakan proyek konsultansi. Person-month (atau person-day) adalah ukuran usaha yang memberi gambaran berapa banyak tenaga kerja dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Jika perhitungan ini tepat, maka perencanaan biaya, penjadwalan, pengelolaan sumber daya, dan kualitas keluaran akan lebih dapat dipertanggungjawabkan. Jika keliru, proyek bisa kekurangan tenaga, meleset dari jadwal, biaya membengkak, atau hasilnya mengecewakan pengguna.
Sederhana terlihat mudah: jumlah hari kerja dikalikan jumlah orang. Namun pada praktiknya, menghitung person-month untuk jasa konsultansi menuntut analisis yang lebih mendalam. Konsultansi tidak hanya soal jam kerja, melainkan metode, level keahlian, tahapan, revisi, koordinasi, perjalanan, serta aktivitas non-produktif seperti rapat, administrasi, dan quality assurance. Oleh karena itu metode yang digunakan harus sistematis: memecah pekerjaan, mengukur effort per aktivitas, menyesuaikan produktivitas, menambahkan faktor risiko, dan memvalidasi hasil melalui data historis atau benchmarking.
Dalam artikel ini akan membahas langkah-langkah praktis dan prinsip yang perlu diterapkan agar perhitungan person-month menjadi akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Pembahasan meliputi pendekatan breakdown kerja, metode estimasi effort, penentuan level tenaga ahli, penghitungan hari kerja efektif, penyesuaian lokasi dan faktor lapangan, penempatan buffer dan kontingensi, dokumentasi perhitungan, serta cara memvalidasi dan merevisi estimasi sepanjang siklus proyek. Semua dijelaskan dengan bahasa sederhana dan contoh praktis sehingga dapat langsung dipakai oleh PPK, perencana, atau konsultan yang menyusun penawaran.
Memulai dari KAK: pekerjaan harus jelas dulu
Sebelum menghitung person-month, dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK) harus jelas dan lengkap. KAK adalah sumber kebenaran: ia menuliskan output yang diharapkan, metodologi minimal, jumlah deliverable, jadwal, serta kewajiban pihak pemberi tugas. Tanpa KAK yang rinci, estimasi usaha hanya akan menjadi tebakan.
Sederhana saja: jika KAK hanya menulis “penyusunan kajian kebijakan”, bagaimana kita bisa menghitung berapa hari analisis, berapa hari survei, berapa hari penyusunan draft, atau berapa sesi workshop? Untuk itu KAK harus memecah keluaran menjadi pekerjaan nyata — misalnya: penyusunan dokumen metodologi, survei lapangan X responden, analisis data, penyusunan draft I, fasilitasi FGD sebanyak Y kali, penyusunan final report, dan kegiatan pendukung lain. Setiap keluaran inilah yang akan menjadi unit penghitungan effort.
Oleh karena itu langkah pertama adalah mengonfirmasi KAK: pastikan ruang lingkup, deliverable, jadwal, dan persyaratan tenaga ahli tercantum. Jika KAK belum final, lakukan workshop singkat dengan pengguna untuk menyepakati ruang lingkup sebelum mengestimasi.
Membuat Work Breakdown Structure (WBS) yang realistis
Setelah KAK siap, buat Work Breakdown Structure (WBS) yang merinci pekerjaan hingga level aktivitas yang dapat diestimasi. WBS harus memotong pekerjaan menjadi paket-paket kecil: misalnya persiapan, survei, pengumpulan data, pembersihan data, analisis, drafting laporan, workshop validasi, revisi, dan finalisasi. Tiap paket akan diukur effort-nya sendiri.
WBS efektif ketika tiap aktivitas punya keluaran yang jelas dan kriteria ‘selesai’. Dengan WBS Anda dapat menghitung effort per aktivitas dengan akurat dan menghindari double counting. WBS juga memudahkan alokasi peran: mana yang dikerjakan oleh team leader, mana oleh senior expert, mana oleh enumerator, dan seterusnya.
Dalam praktik, jangan memecah terlalu kecil sehingga administratif; seimbangkan antara granularitas dan kemudahan penghitungan. Paket yang ideal mampu ditaksir dalam jumlah hari yang bermakna (misal 1–20 hari per orang) dan punya indikator keluaran.
Menentukan tipe dan level tenaga ahli
Jasa konsultansi sering melibatkan berbagai level keahlian: pimpinan proyek/manager, team leader, senior subject matter expert (SME), technical staff, analis, enumerator, serta staf administrasi. Masing-masing memiliki produktivitas dan tarif berbeda. Estimasi person-month harus menghitung secara terpisah untuk tiap fungsi.
Langkah praktis: buat tabel per peran dan kaitkan dengan aktivitas WBS. Contoh sederhana:
- Team leader: bertanggung jawab atas desain metodologi, supervisi, validasi akhir.
- Senior expert: melakukan analisis utama dan menulis bagian strategis.
- Junior expert/analyst: memproses data dan menyiapkan draft.
- Enumerator/facilitator: melakukan pengumpulan data lapangan.
- Admin/logistik: mengatur perjalanan, akomodasi, dan administrasi.
Untuk tiap peran, tentukan rasio kontribusi terhadap aktivitas. Misalnya workshop validasi membutuhkan 2 hari onsite dari team leader (2 person-day TL), 1 hari tenaga ahli senior, 2 enumerator untuk persiapan, dan 1 admin untuk logistik. Dengan cara ini person-day terukur per aktivitas.
Menaksir effort per aktivitas: teknik estimasi yang digunakan
Ada beberapa teknik estimasi effort yang dapat dipakai. Yang paling sering praktis adalah kombinasi antara pendekatan bottom-up (menghitung effort tiap aktivitas) dan analogi (mengacu pada proyek sejenis sebelumnya). Teknik-teknik utama:
Pendekatan bottom-up: hitung effort setiap aktivitas (WBS) berdasarkan asumsi produktivitas. Jumlahkan untuk mendapat total person-day. Pendekatan ini paling akurat bila data dan asumsi jelas.
Pendekatan analogi: bandingkan dengan proyek sejenis (data historis). Gunakan sebagai check terhadap hasil bottom-up. Jika sangat berbeda, telusuri penyebabnya.
Metode parametric: jika ada parameter yang berulang (misal X hari per 100 responden), gunakan rumus parametric untuk menghitung effort. Cocok untuk survei yang memiliki hubungan linier antara volume dan hari kerja.
Three-point estimation (PERT): gunakan bila ada ketidakpastian. Ambil estimasi optimis, paling mungkin, dan pesimis untuk tiap aktivitas, lalu hitung rata-rata tertimbang. Ini membantu menentukan buffer.
Contoh implementasi bottom-up: untuk analisis data kuantitatif, estimasi bahwa satu analis mampu membersihkan dan menganalisis 200 responden per 5 hari. Jika survei 1.000 responden, diperlukan 25 hari analis. Pembagian kerja bisa menjadi 2 analis × 12,5 hari atau 1 analis × 25 hari.
Pilih teknik yang sesuai konteks dan pastikan semua asumsi tercatat.
Menghitung hari kerja efektif dan konversi ke person-month
Satu hal yang sering dilupakan adalah konversi hari kerja kalender ke hari kerja efektif dan akhirnya ke person-month. Person-month biasanya didefinisikan sebagai jumlah hari kerja efektif dalam sebulan dikalikan jumlah orang.
Langkah praktis:
Tentukan hari kerja efektif per bulan. Di Indonesia biasanya digunakan angka 20–22 hari kerja per bulan, tergantung kebijakan cuti, hari libur nasional, dan kondisi organisasi. Untuk konservatif, banyak instansi memakai 20 hari efektif.
Pertimbangkan hari non-produktif: rapat internal, administrasi, cuti, training, dan toleransi. Biasanya dialokasikan 10–20% dari hari kerja sebagai non-produktif. Misal jika kalender menunjukkan 22 hari kerja, gunakan 18–20 hari efektif setelah maping non-produktif.
Sekali Anda mendapatkan total person-day per peran, konversi ke person-month dengan membagi total person-day dengan jumlah hari kerja efektif per bulan. Contoh: total estimasi 120 person-day dan asumsi 20 hari kerja efektif per bulan berarti 6 person-month.
Jangan lupa bahwa person-month bukan selalu integer; boleh decimal. Namun dalam kontrak sering diubah ke pembulatan logis dan disertai justifikasi.
Menambahkan waktu perjalanan, koordinasi, dan aktivitas pendukung
Konsultansi seringkali memerlukan perjalanan dinas untuk survei, fasilitasi, atau koordinasi. Waktu perjalanan sering diremehkan, padahal dapat menyita hari produktif.
Untuk itu sisipkan item terpisah dalam WBS untuk mobilisasi (mobilisasi tim dan peralatan), perjalanan (per orang per perjalanan), dan demobilisasi. Perhitungkan juga kebutuhan waktu instalasi/tuning peralatan, meeting kickoff, rapat koordinasi dengan stakeholder, dan aktivitas administrasi tender/kontrak.
Contoh: satu kunjungan lapangan 3 hari bisa menjadi 5 hari produktif hilang karena 1 hari perjalanan pulang-pergi di setiap ujung. Maka definisikan 5 person-day per orang untuk kunjungan 3 hari onsite.
Selalu uraikan dan jelaskan elemen ini dalam HPS agar bukan menjadi sumber klaim tambahan nanti.
Memasukkan effort untuk review, quality assurance dan revisi
Keluaran konsultansi umumnya memerlukan beberapa tahap revisi dan quality assurance (QA). Ini harus dimasukkan secara eksplisit: waktu untuk review internal, peer review, validasi pengguna, dan revisi setelah FGD.
Praktik baik adalah menetapkan persentase effort untuk revisi, misalnya 10–25% dari effort drafting, tergantung kompleksitas dan jumlah revisi yang diharapkan. Jika KAK menyatakan ada dua kali revisi formal, masukkan effort revisi per putaran.
Jangan lupa juga effort untuk produksi materi (layouting, proofreading), diseminasi, dan penyusunan ringkasan eksekutif yang biasanya memakan waktu lebih dari sekadar editing.
Mengaplikasikan faktor penyesuaian lokasi, akses dan risiko lapangan
Lokasi kerja memengaruhi produktivitas. Survei di kota besar biasanya lebih cepat daripada di daerah terpencil. Tantangan seperti cuaca, medan sulit, atau izin administrasi menurunkan produktivitas dan menambah hari kerja. Untuk itu tambahkan faktor penyesuaian lokasi (location factor).
Praktisnya, tentukan multiplier berdasarkan kategori lokasi:
- Lokasi urban: multiplier 1,0 (baseline)
- Lokasi semi-urban/perbatasan: multiplier 1,1–1,25
- Lokasi terpencil/akses sulit: multiplier 1,3–1,6
Multiplier diterapkan pada aktivitas lapangan dan penanganan logistik. Catat dasar pemilihan multiplier dan dokumentasikan asumsi.
Selain itu, perhitungkan faktor risiko administrasi: waktu mengurus izin, koordinasi dengan institusi lokal, atau potensi konflik. Sisakan buffer waktu tambahan untuk mitigasi.
Menentukan kontingensi dan manajemen risiko waktu
Estimasi selalu memuat ketidakpastian. Menyediakan kontingensi (buffer) adalah praktik wajib. Kontingensi berbeda dengan markup atau profit—ia khusus untuk risiko waktu dan biaya tak terduga.
Kontingensi dapat diukur sebagai persentase dari total person-month: 5–20% tergantung tingkat ketidakpastian. Untuk proyek yang belum pernah dilakukan di lokasi atau dengan metode baru, gunakan kontingensi tinggi (15–20%). Untuk proyek rutin dengan data historis, 5–10% cukup.
Selain kontingensi kuantitatif, rencanakan juga mitigasi: alternatif sumber tenaga, jadwal cadangan kegiatan lapangan, dan mekanisme eskalasi untuk izin atau data yang lambat.
Memvalidasi estimasi dengan data historis dan benchmarking
Setelah memperoleh angka person-month hitungan bottom-up, lakukan validasi. Bandingkan dengan proyek sejenis di database internal atau referensi eksternal. Jika perbedaan signifikan, lakukan sensitivity analysis: cari komponen yang paling berbeda (misalnya jumlah hari survei, jumlah revisi, atau kebutuhan senior expert).
Jika tidak memiliki data historis, lakukan benchmarking ke penyedia atau gunakan survei pasar untuk memeriksa apakah asumsi hari kerja dan tarif setara. Dokumentasikan proses validasi: sumber data, alasan penyesuaian, dan keputusan akhir.
Validasi adalah kunci agar angka tidak sekadar angka di atas kertas, tetapi defensible ketika diaudit.
Menyusun narasi perhitungan dan dokumentasi lengkap untuk HPS atau RAB
Sebuah HPS yang baik menyertakan tidak hanya angka, tetapi juga narasi lengkap yang menjelaskan metodologi perhitungan. Narasi ini harus memuat WBS, asumsi produktivitas per peran, hari kerja efektif yang dipakai, multiplier lokasi, persentase revisi, dan kontingensi. Lampirkan contoh perhitungan untuk satu paket sebagai sampel.
Dokumentasi harus juga melampirkan bukti pendukung: data historis proyek sebelumnya, hasil survei pasar honorarium tenaga ahli, referensi tarif perjalanan, dan surat konfirmasi stakeholder jika relevan.
Dokumentasi yang lengkap memudahkan evaluasi internal, verifikasi auditor, dan negosiasi saat klarifikasi penawaran.
Mengonversi person-month ke anggaran: tarif per peran dan overhead
Setelah person-month ditetapkan, konversi ke anggaran memerlukan tarif per peran (honor per bulan atau per hari) dan komponen overhead. Pastikan tarif didasarkan pada survei pasar, atau standar yang berlaku di instansi.
Komponen yang harus diperhitungkan meliputi: honor tenaga ahli, biaya operasional (sewa perangkat, software), biaya perjalanan, akomodasi, administrasi, dan margin penyedia (jika menghitung HPS untuk evaluasi tersebut). Untuk RAB instansi, pisahkan komponen langsung (honor) dan tidak langsung (transport, akomodasi, administrasi).
Jangan lupa pajak dan kewajiban lainnya yang memengaruhi total biaya.
Monitoring, revisi estimasi, dan pengendalian saat pelaksanaan
Estimasi adalah awal, tetapi proyek nyata sering berubah. Terapkan mekanisme monitoring: catat realisasi person-day per aktivitas, bandingkan dengan estimasi, dan analisa penyebab deviasi. Jika terjadi pergeseran besar, segera lakukan reforecasting dan diskusikan perubahan dengan PPK/pemangku kepentingan.
Pembelajaran dari realisasi juga harus masuk ke database historis agar perhitungan proyek mendatang semakin akurat.
Kesimpulan: akurasi datang dari proses, bukan hitungan tunggal
Menghitung person-month untuk proyek konsultansi adalah proses yang membutuhkan kombinasi teknik: pemecahan pekerjaan (WBS), estimasi bottom-up, penentuan produktivitas per peran, penyesuaian lokasi dan risiko, penambahan revisi serta QA, dan validasi terhadap data historis. Angka yang akurat bukan semata matematis tetapi hasil keputusan yang terdokumentasi: asumsi mana yang dipakai, sumber mana yang dijadikan acuan, dan bagaimana risiko dikelola.
Praktik yang disarankan ringkasnya adalah: pastikan KAK lengkap; buat WBS; tentukan peran dan produktivitas; hitung person-day tiap aktivitas; konversi ke person-month dengan hari kerja efektif; tambahkan perjalanan, administrasi, revisi; pakai multiplier lokasi; sisipkan kontingensi; validasi dengan data historis; dan dokumentasikan semuanya dalam HPS/RAB. Selama pelaksanaan, lakukan monitoring realisasi dan revisi bila perlu.
Dengan pendekatan ini, estimasi menjadi dapat dipertanggungjawabkan — baik secara teknis, administratif, maupun saat diaudit. Projek konsultansi yang memulai dengan perhitungan usaha yang realistis cenderung lebih terjaga kualitasnya, lebih terkendali biayanya, dan memberikan output yang bermanfaat bagi pemangku kepentingan.
