Dalam proses penyusunan Harga Perkiraan Sendiri (HPS), salah satu istilah teknis yang sering muncul namun jarang benar-benar dipahami adalah cost-based rates. Banyak pejabat pengadaan, PPK, maupun penyusun dokumen teknis menggunakannya tanpa memahami maknanya secara mendalam. Padahal konsep ini menjadi fondasi penting untuk menghasilkan HPS yang wajar, akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan. Bahkan dalam beberapa jenis pengadaan, terutama jasa konsultansi dan pekerjaan berbasis tenaga ahli, kesalahan memahami cost-based rates dapat menyebabkan ketidakwajaran harga, temuan audit, hingga gagalnya proses pemilihan penyedia.
Cost-based rates pada dasarnya adalah pendekatan penyusunan harga yang didasarkan pada biaya riil yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan — bukan sekadar angka perkiraan, bukan mark-up sembarangan, bukan pula angka turunan dari HPS sebelumnya. Pendekatan ini banyak digunakan dalam penghitungan tarif tenaga ahli, tarif peralatan, biaya operasional, dan berbagai komponen lain yang membutuhkan justifikasi biaya. Tujuan utamanya adalah memastikan bahwa harga yang dihitung mencerminkan kebutuhan sebenarnya untuk melaksanakan pekerjaan dengan kualitas yang ditentukan dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK).
Untuk memahami konsep ini secara utuh, mari kita bahas apa yang dimaksud dengan cost-based rates, bagaimana menghitungnya, apa perbedaannya dengan market-based rates, kapan konsep ini digunakan, tantangan penerapannya, serta bagaimana memastikan penggunaannya mencegah penggelembungan harga dalam HPS.
Apa Itu Cost-Based Rates dalam Konteks HPS?
Cost-based rates adalah metode penetapan harga yang dihitung berdasarkan komponen biaya yang benar-benar dikeluarkan untuk memproduksi suatu layanan atau barang. Tidak ada asumsi sembarangan, tidak ada angka generik tanpa dasar. Semua biaya diuraikan secara rinci dari sumbernya: biaya tenaga kerja, biaya peralatan, biaya bahan, biaya operasional pendukung, transportasi, overhead, hingga margin keuntungan yang wajar.
Jika disederhanakan, rumus cost-based rates adalah:
Cost-Based Rate = Biaya Langsung + Biaya Tidak Langsung + Overhead + Keuntungan Wajar
Contoh paling sering adalah tarif tenaga ahli untuk jasa konsultansi. Tarif tersebut bukan muncul dari angka acuan yang ditarik dari internet, melainkan diuraikan dari komponen-komponennya, seperti:
- gaji bulanan tenaga ahli,
- tunjangan,
- biaya penunjang (laptop, software),
- biaya kehadiran di lokasi (akomodasi, transport),
- biaya administrasi perusahaan,
- pajak,
- margin penyedia.
Ketika semua komponen dihitung, barulah tarif per bulan atau per hari dapat ditentukan secara rasional.
Dengan demikian, cost-based rates menjawab pertanyaan fundamental: berapa biaya yang benar-benar dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan kualitas tertentu?
Mengapa Cost-Based Rates Sangat Penting dalam HPS?
Ada beberapa alasan mengapa konsep ini penting, dan semuanya berkaitan dengan kualitas, akurasi, dan akuntabilitas pengadaan.
1. Menghindari harga tidak wajar
HPS yang dihitung tanpa dasar biaya sering menghasilkan angka yang tidak realistis — terlalu rendah atau terlalu tinggi. Dengan cost-based rates, penyusun HPS dapat menunjukkan komponen biaya satu per satu sehingga angka akhirnya dapat dipertanggungjawabkan.
2. Memudahkan klarifikasi saat audit
Dalam audit, pertanyaan yang paling sering muncul adalah: “Bagaimana dasar Anda menentukan tarif ini?”
Jika tarif dibuat berdasarkan cost-based rates, bukti pendukungnya sudah tersedia: slip gaji, standar remunerasi, tarif perjalanan, hingga struktur biaya perusahaan.
3. Menjamin kesesuaian dengan beban kerja (effort)
HPS yang baik harus sejalan dengan volume pekerjaan. Dengan menggunakan cost-based rates, hubungan antara effort, durasi, dan biaya menjadi jelas.
4. Relevan untuk pekerjaan yang tidak berbasis komoditas
Pengadaan jasa konsultansi, pelatihan, pekerjaan konstruksi tertentu, riset, dan pekerjaan yang berbasis keahlian sangat bergantung pada tenaga ahli dan biaya produksi riil. Untuk pekerjaan seperti ini, price list pasar sering tidak mencerminkan kebutuhan sebenarnya. Maka cost-based lebih relevan.
5. Mencegah manipulasi dan mark-up berlebih
Karena komponen biaya ditampilkan apa adanya, ruang untuk memanipulasi harga menjadi lebih sempit. Cost-based juga menuntut penyedia melakukan perhitungan yang transparan, bukan sekadar menebak harga.
Komponen-Komponen Cost-Based Rates
Untuk memudahkan pemahaman, berikut komponen utama yang biasanya dihitung dalam cost-based rates:
1. Biaya langsung (Direct Cost)
Biaya ini terkait langsung dengan pekerjaan, seperti:
- gaji tenaga ahli,
- upah harian pekerja lapangan,
- biaya peralatan yang dipakai khusus untuk pekerjaan,
- bahan yang digunakan sesuai output,
- transportasi langsung untuk kegiatan teknis.
Direct cost adalah inti dari cost-based rates.
2. Biaya tidak langsung (Indirect Cost)
Biaya tidak langsung adalah biaya yang diperlukan untuk mendukung pekerjaan, tetapi tidak dapat ditelusuri ke satu output tertentu, misalnya:
- administrasi perusahaan,
- biaya listrik kantor,
- koordinasi internal,
- komunikasi,
- asuransi tenaga kerja.
Biaya ini biasanya dihitung sebagai persentase dari direct cost.
3. Overhead
Overhead dipisahkan dari indirect cost agar terlihat jelas sebagai beban usaha. Overhead dapat mencakup:
- biaya manajemen perusahaan,
- biaya legal,
- biaya pengembangan SDM,
- depresiasi aset.
Overhead perlu dihitung berdasarkan struktur perusahaan atau standar industri.
4. Keuntungan wajar
Setiap penyedia berhak memperoleh margin keuntungan, namun margin tersebut harus wajar dan tidak melebihi batas normal industrinya. Margin 10–15% untuk jasa konsultansi adalah angka yang umum dipakai, tetapi bisa berbeda bergantung kompleksitas.
Perbedaan Cost-Based Rates dan Market-Based Rates
Untuk memahami kapan cost-based digunakan, kita harus membedakannya dengan market-based rates.
Market-Based Rates
Adalah pendekatan harga berdasarkan tarif yang berlaku di pasar. Biasanya digunakan untuk:
- pembelian laptop,
- ATK,
- bahan bangunan umum,
- sewa kendaraan,
- barang komoditas.
Sumber data bisa dari e-Catalog, toko online, toko fisik, atau supplier.
Cost-Based Rates
Digunakan ketika harga pasar tidak mampu mencerminkan struktur biaya yang diperlukan untuk memproduksi layanan atau barang tersebut.
Biasanya digunakan untuk:
- tenaga ahli,
- jasa konsultansi,
- jasa pelatihan khusus,
- pekerjaan berbasis desain,
- pekerjaan dengan model kerja effort driven.
Lalu kapan masing-masing digunakan?
Market-based digunakan saat barang tersedia bebas di pasar.
Cost-based digunakan saat pekerjaan “diciptakan” oleh penyedia melalui usaha, tenaga, dan proses internal perusahaan.
Bagaimana Cara Menyusun Cost-Based Rates?
Berikut langkah-langkah praktis untuk menghitung cost-based rates secara benar dan terukur:
1. Tentukan jenis tenaga ahli atau layanan
Definisikan terlebih dahulu peran-peran yang dibutuhkan, misalnya:
- Team Leader
- Senior Expert
- Junior Analyst
- Enumerator
- Admin
- Teknisi
- Trainer
Setiap peran akan memiliki tarif berbeda.
2. Kumpulkan data komponen biaya
Misalnya untuk tenaga ahli:
- gaji bulanan,
- tunjangan makan, transport, komunikasi,
- BPJS,
- biaya perangkat kerja,
- biaya operasional pendukung.
Untuk peralatan:
- harga beli,
- umur ekonomis,
- biaya depresiasi,
- biaya operasional harian.
Untuk perjalanan:
- tiket,
- akomodasi,
- uang harian,
- logistik.
Semua harus dihitung berdasarkan kebutuhan riil.
3. Hitung biaya per bulan/per hari
Setelah semua komponen biaya diketahui, hitung:
Tarif per bulan = Total biaya langsung + tidak langsung + overhead + margin
Lalu bagi menjadi tarif per hari dengan asumsi hari kerja efektif bulanan.
4. Sesuaikan dengan beban kerja di KAK
Cost-based tidak berdiri sendiri. Ia harus terkait langsung dengan volume pekerjaan dalam KAK. Pastikan:
- berapa bulan tenaga ahli dibutuhkan,
- berapa hari mereka harus onsite,
- berapa hari mereka bekerja offsite,
- berapa effort total yang dibutuhkan.
5. Dokumentasikan semua asumsi
Bagian paling penting: setiap angka harus dapat dijelaskan.
Dokumentasi bisa berupa:
- slip gaji,
- standar remunerasi,
- hasil survei tarif jasa,
- hitungan depresiasi,
- standar biaya pemerintah (misalnya SBU).
Contoh Sederhana Penghitungan Cost-Based Rates
Misalkan ingin menghitung tarif seorang Senior Expert.
Komponen biayanya:
- gaji bulanan: Rp 18.000.000
- tunjangan dan fasilitas: Rp 3.000.000
- biaya administrasi perusahaan (10%): Rp 2.100.000
- overhead (15%): Rp 3.150.000
- keuntungan (10%): Rp 2.415.000
Total biaya per bulan = Rp 28.665.000
Jika 1 person-month = 20 hari kerja efektif, maka tarif per hari:
28.665.000 / 20 = Rp 1.433.250 per hari
Itulah contoh cost-based rate sederhana.
Mengapa Pendekatan Ini Sering Diabaikan?
Ada beberapa alasan umum:
1. Prosesnya dianggap rumit
Banyak instansi lebih memilih menyalin tarif dari dokumen lama atau mengambil angka dari internet. Padahal itu sangat berisiko.
2. Tidak ada data biaya
PPK sering kesulitan mendapatkan data gaji tenaga ahli atau biaya internal perusahaan.
3. Kurangnya pemahaman tentang konsep HPS yang defensible
Sebagian orang masih melihat HPS sebagai formalitas, bukan dokumen perhitungan yang harus dapat dipertanggungjawabkan sampai level komponen biaya.
4. Penyedia pun tidak transparan
Banyak penyedia tidak terbiasa menyusun cost-based rates, sehingga penyusunan perhitungan menjadi kurang jelas.
Apa Risiko Jika Tidak Menggunakan Cost-Based Rates?
Risikonya tidak kecil:
- HPS tidak wajar (terlalu rendah atau terlalu tinggi),
- potensi gagal tender,
- penyedia bekerja di bawah kualitas karena harga tidak memenuhi kebutuhan,
- potensi manipulasi harga,
- temuan audit terkait kewajaran harga,
- dokumen tidak dapat dipertanggungjawabkan,
- konflik antara penyedia dan PPK saat pelaksanaan karena biaya riil tidak tercukupi.
Dengan kata lain, cost-based rates adalah pertahanan penting terhadap kerugian negara dan kerusakan mutu pekerjaan.
Bagaimana Menggunakan Cost-Based Rates dalam Penyusunan HPS?
Ada dua pendekatan yang umum:
1. Menggunakan cost-based rates sebagai tarif acuan
Jika pekerjaan berbasis tenaga ahli, Anda bisa menghitung:
- person-month tenaga ahli,
- tarif per person-month,
- total biaya berdasarkan effort dalam KAK.
2. Menggunakan cost-based rates sebagai pembanding market-based
Untuk pekerjaan campuran, Anda dapat:
- mencari harga pasar,
- menghitung cost-based sebagai kontrol kewajaran.
Jika dua angka ini berbeda terlalu jauh, lakukan klarifikasi.
Menerapkan Konsep Ini dalam Proses Audit
Dalam audit, cost-based rates mempermudah:
- menjelaskan asal-usul tarif,
- menunjukkan bukti pendukung biaya,
- mempertahankan perhitungan kepada auditor.
Auditor biasanya mencari:
- logika perhitungan,
- keterkaitan dengan KAK,
- kewajaran komponen biaya,
- dokumentasi bukti pendukung.
Jika semua lengkap, HPS Anda aman.
Kesimpulan
Cost-based rates adalah metode penentuan harga dalam HPS yang menggunakan pendekatan perhitungan biaya riil yang dikeluarkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Pendekatan ini sangat penting terutama untuk pengadaan yang berbasis tenaga ahli, desain, riset, dan pekerjaan yang membutuhkan effort khusus.
Dengan memahami dan menerapkan cost-based rates, penyusun HPS dapat:
- menghasilkan angka yang wajar dan defensible,
- menjaga kualitas pekerjaan,
- menghindari temuan audit,
- memastikan remunerasi tenaga ahli sesuai kebutuhan,
- mencegah mark-up atau manipulasi harga.
Pada akhirnya, konsep ini tidak hanya soal angka, tetapi tentang akuntabilitas dan profesionalisme dalam pengadaan barang/jasa.
