Tata naskah dinas dan surat biasa adalah dua bentuk komunikasi tertulis yang umum digunakan dalam berbagai aspek kehidupan, terutama dalam konteks bisnis, pemerintahan, dan administrasi. Meskipun keduanya adalah alat komunikasi tertulis, keduanya memiliki perbedaan penting dalam hal format, tujuan, dan bahasa yang digunakan. Artikel ini akan menguraikan perbedaan antara tata naskah dinas dan surat biasa untuk membantu memahami penggunaan dan pentingnya masing-masing dalam komunikasi tertulis.
1. Tata Naskah Dinas
A. Tujuan:
Tata naskah dinas adalah bentuk komunikasi tertulis yang umumnya digunakan dalam konteks pemerintahan dan bisnis. Tujuannya adalah untuk menyampaikan pesan atau informasi resmi kepada pihak yang berwenang atau berkepentingan. Contoh penggunaan tata naskah dinas termasuk laporan, perintah kerja, memo internal, dan komunikasi resmi lainnya.
B. Format:
Tata naskah dinas memiliki format tertentu yang harus diikuti secara ketat. Formatnya mencakup elemen-elemen seperti kop surat, nomor surat, tanggal surat, kepada siapa surat ditujukan, subjek, isi pesan, penutup, dan tanda tangan. Tata naskah dinas juga sering menggunakan bahasa yang resmi dan formal.
C. Bahasa:
Bahasa yang digunakan dalam tata naskah dinas cenderung sangat formal dan mengikuti norma kebahasaan yang baku. Istilah seperti “Bapak/Ibu,” “Saudara/Saudari,” dan “dengan hormat” adalah contoh dari penggunaan bahasa yang khas dalam tata naskah dinas. Singkatan dan frasa yang tidak baku biasanya dihindari dalam tata naskah dinas.
2. Surat Biasa
A. Tujuan:
Surat biasa, sebagaimana namanya, adalah bentuk komunikasi tertulis yang lebih umum dan sederhana. Surat biasa biasanya digunakan dalam berbagai konteks, termasuk komunikasi pribadi, bisnis informal, atau pertukaran informasi yang tidak bersifat resmi. Contoh penggunaan surat biasa meliputi surat pengunduran diri, surat pribadi, dan surat penawaran produk atau jasa.
B. Format:
Surat biasa memiliki format yang lebih fleksibel dibandingkan dengan tata naskah dinas. Meskipun sering kali berisi elemen-elemen seperti kop surat, alamat penerima, tanggal, dan penutup, formatnya dapat bervariasi tergantung pada konteks penggunaan. Surat biasa juga cenderung lebih singkat dan kurang formal.
C. Bahasa:
Bahasa yang digunakan dalam surat biasa bisa lebih santai dan kurang formal dibandingkan dengan tata naskah dinas. Dalam surat biasa, orang sering menggunakan bahasa sehari-hari, bahkan dengan penggunaan frasa-frasa akrab seperti “Halo,” “Hai,” atau “Terima kasih banyak.” Bahasa dalam surat biasa cenderung lebih ramah dan mengikuti norma-norma percakapan sehari-hari.
Kesimpulan
Perbedaan antara tata naskah dinas dan surat biasa sangat jelas dalam hal tujuan, format, dan bahasa yang digunakan. Tata naskah dinas digunakan dalam konteks resmi dan biasanya mengikuti format yang ketat serta menggunakan bahasa yang formal. Di sisi lain, surat biasa lebih fleksibel dalam format dan bahasa, digunakan dalam berbagai konteks, terutama yang bersifat pribadi atau tidak resmi. Penting untuk memahami perbedaan ini untuk menjaga kesopanan dan keprofesionalan dalam komunikasi tertulis sesuai dengan konteks yang diperlukan.
