Tata naskah dinas adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang penting dalam lingkup pekerjaan. Sebuah naskah dinas yang baik tidak hanya mencerminkan profesionalisme Anda, tetapi juga memberikan informasi yang jelas dan mudah dipahami oleh para pembaca. Meskipun begitu, seringkali terjadi kesalahan yang fatal dalam penyusunan naskah dinas yang dapat berdampak negatif pada citra perusahaan atau instansi Anda. Berikut adalah delapan kesalahan fatal dalam menyusun tata naskah dinas yang perlu dihindari:
1. Tidak Mengikuti Format yang Benar
Setiap instansi atau perusahaan memiliki format tata naskah dinas yang telah ditentukan. Salah satu kesalahan fatal adalah tidak mengikuti format ini. Format yang salah dapat membuat naskah dinas terlihat tidak profesional.
2. Tidak Jelasnya Tujuan Surat
Kesalahan lain yang sering terjadi adalah tidak menyatakan dengan jelas tujuan dari naskah dinas. Pembaca harus dengan cepat memahami mengapa mereka menerima surat tersebut dan apa yang diharapkan dari mereka.
3. Bahasa yang Tidak Formal
Naskah dinas harus menggunakan bahasa yang formal dan sopan. Kesalahan dalam pemilihan kata atau gaya penulisan yang terlalu santai dapat merusak citra serius Anda.
4. Ketidakjelasan Struktur
Naskah dinas yang baik harus memiliki struktur yang jelas. Kesalahan fatal yang sering terjadi adalah tidak mengikuti urutan yang benar, seperti penempatan informasi penting di bagian akhir surat.
5. Tidak Mencantumkan Informasi Lengkap
Naskah dinas yang kurang informatif dapat menghasilkan banyak pertanyaan tambahan. Pastikan untuk mencantumkan semua informasi yang diperlukan, seperti tanggal, waktu, tempat, dan kontak yang relevan.
6. Tidak Memeriksa Tatabahasa dan Ejaan
Kesalahan tatabahasa dan ejaan adalah kesalahan yang sangat mengganggu dalam naskah dinas. Hal ini dapat memberikan kesan kurang cermat dan kurang profesional.
7. Terlalu Panjang dan Tidak Padat
Naskah dinas sebaiknya singkat dan padat. Terlalu banyak kata-kata yang tidak perlu dapat membuat surat terlihat membosankan dan melelahkan bagi pembaca.
8. Kesalahan Teknis
Kesalahan teknis seperti salah mencantumkan alamat tujuan atau nomor surat dapat membuat surat sulit diproses dengan baik. Pastikan bahwa semua informasi teknis yang Anda cantumkan adalah benar.
Kesalahan-kesalahan di atas dapat merusak citra profesional Anda dan berpotensi mengganggu proses kerja di tempat kerja. Oleh karena itu, sangat penting untuk berhati-hati dalam menyusun naskah dinas. Selalu periksa dan perbaiki naskah Anda sebelum mengirimkannya, dan jika memungkinkan, mintalah rekan kerja atau atasan untuk memberikan masukan sebelum surat dikirim. Dengan menghindari kesalahan-kesalahan ini, Anda akan dapat menyampaikan pesan dengan lebih efektif dan mempertahankan citra profesional Anda yang baik di lingkungan kerja.
