Dalam pengadaan pemerintah, penyusunan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) merupakan langkah penting untuk memastikan bahwa nilai kontrak yang ditetapkan wajar, akuntabel, dan sesuai dengan kondisi pasar. Namun ketika berbicara mengenai HPS untuk jasa konsultansi, kompleksitasnya jauh lebih tinggi dibanding HPS untuk barang atau pekerjaan konstruksi. Jasa konsultansi tidak hanya berisi produk akhir, tetapi juga mengandung unsur keahlian, metode kerja, waktu kerja, dan kapabilitas tim ahli yang bersifat intangible. Hal inilah yang membuat penyusunan HPS untuk jasa konsultansi menjadi salah satu tantangan terbesar dalam pengadaan.
Banyak instansi kesulitan menetapkan HPS untuk jasa konsultansi secara tepat. Ada yang terlalu rendah sehingga penyedia enggan berpartisipasi, ada yang terlalu tinggi sehingga berpotensi menjadi temuan audit, dan banyak pula yang HPS-nya tidak mencerminkan ruang lingkup pekerjaan. Tantangan menyusun HPS konsultansi juga muncul karena kurangnya data pembanding, variasi standar honorarium ahli, perbedaan kompleksitas pekerjaan, serta ketidaksempurnaan dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK).
Artikel ini akan mengupas berbagai tantangan tersebut secara mendalam, termasuk bagaimana proses penyusunan HPS dapat dilakukan secara lebih akurat, wajar, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Jasa Konsultansi Bersifat Intangible: Tidak Ada “Barang” yang Bisa Dilihat
Tantangan pertama dan paling mendasar adalah sifat jasa konsultansi itu sendiri yang intangible. Dalam pengadaan barang, HPS dapat dihitung dengan merujuk pada harga produk yang sudah tersedia di pasar. Begitu juga untuk pekerjaan konstruksi, terdapat standar biaya, volume pekerjaan, dan penggunaan material yang jelas.
Namun dalam jasa konsultansi, produk akhir biasanya berupa dokumen, rekomendasi, desain, analisis, atau pendampingan. Hasil tersebut tidak diukur dari fisik barang, tetapi dari kualitas pemikiran dan keahlian tenaga ahli. Dua penyedia dapat mengerjakan proyek yang sama, tetapi metode, effort, dan kualitasnya bisa sangat berbeda.
Ketidaknyataan bentuk hasil ini menyebabkan penyusun HPS harus benar-benar memahami ruang lingkup pekerjaan untuk dapat mengestimasi nilai yang wajar. Jika tidak, HPS bisa sangat meleset dari kebutuhan sebenarnya.
KAK yang Tidak Jelas Membuat HPS Sulit Ditentukan
Salah satu masalah terbesar dalam penyusunan HPS jasa konsultansi adalah KAK yang tidak jelas, terlalu umum, atau bahkan belum selesai. KAK merupakan fondasi seluruh perhitungan biaya, karena KAK menentukan:
- Ruang lingkup kerja
- Metodologi kerja
- Output yang diharapkan
- Jumlah dan kompetensi tenaga ahli
- Jangka waktu pelaksanaan
- Kebutuhan operasional
Ketika KAK disusun secara terburu-buru atau copy-paste dari pekerjaan tahun sebelumnya, penyusun HPS tidak memiliki pegangan.
KAK yang tidak jelas akan membuat penyusun HPS mengestimasi biaya berdasarkan asumsi-asumsi yang tidak akurat. Akibatnya, HPS bisa terlalu rendah sehingga penyedia berkualitas enggan ikut atau terlalu tinggi sehingga menimbulkan risiko pemeriksaan.
Tidak Ada Pasar Terbuka untuk Harga Tenaga Ahli
Berbeda dengan barang yang harganya bisa dilihat di katalog atau toko, harga jasa tenaga ahli tidak memiliki pasar terbuka yang mudah diakses. Setiap konsultan memiliki struktur biaya sendiri, tergantung reputasi perusahaan, tingkat keahlian tenaga ahli, lokasi kerja, hingga standar industri yang digunakan.
Selain itu, tenaga ahli terbagi dalam banyak tingkat, seperti:
- Team leader
- Senior expert
- Junior expert
- Field staff
- Researcher
- Enumerator
Masing-masing memiliki rentang harga yang berbeda-beda. Tanpa data pasar yang memadai, menetapkan honorarium tenaga ahli menjadi tantangan besar.
Di sisi lain, pemerintah memang menyediakan beberapa referensi standar biaya, tetapi tidak semua standar biaya mencerminkan harga pasar terkini. Banyak honorarium dalam standar biaya merupakan angka minimal, bukan angka pasar aktual.
Perbedaan Kompleksitas Metodologi Antar Konsultan
Jasa konsultansi sangat dipengaruhi oleh metodologi yang digunakan. Dua penyedia bisa mengusulkan metode yang sangat berbeda meskipun ruang lingkup kerja sama. Penyedia A mungkin mengandalkan survei lapangan intensif, sementara penyedia B mengandalkan pendekatan kajian literatur dan diskusi terbatas.
Perbedaan metode ini membuat HPS sulit ditentukan berdasarkan satu pendekatan saja. Jika HPS disusun berdasarkan metode yang sederhana, penyedia bermetode kompleks akan menganggap HPS terlalu rendah. Sebaliknya, jika HPS disusun berdasarkan metode yang terlalu kompleks, akan ada risiko harga terlalu tinggi.
Karena itu penyusun HPS harus memahami profil pekerjaan dan menentukan metode minimal yang harus dilakukan konsultan agar hasilnya bisa dipertanggungjawabkan.
Variasi Biaya Operasional Lapangan
Jasa konsultansi hampir selalu melibatkan kegiatan lapangan, seperti:
- Survei
- Pengumpulan data
- FGD
- Wawancara
- Sosialisasi
- Workshop
- Visitasi lapangan
Biaya operasional lapangan sangat bervariasi tergantung lokasi. Survei di kota besar tentu berbeda biayanya dengan survei di daerah terpencil. Tantangan muncul karena HPS harus menghitung variabel-variabel tersebut dari awal, sementara variasi harga transportasi, akomodasi, konsumsi, dan logistik bisa sangat lebar.
Sering kali penyusun HPS akhirnya menggunakan angka perkiraan tanpa data yang kuat. Hal ini berpotensi membuat HPS dinilai tidak wajar oleh auditor jika terjadi selisih besar pada realisasi.
Kesulitan Memperkirakan Kebutuhan Hari Kerja Tenaga Ahli
Salah satu komponen utama biaya jasa konsultansi adalah jumlah hari kerja tenaga ahli (person-month atau person-day). Untuk menetapkan kebutuhan jumlah hari kerja ini, penyusun HPS harus benar-benar memahami beban kerja masing-masing output.
Namun di lapangan, banyak penyusun HPS yang belum akrab dengan dunia konsultansi sehingga sulit memperkirakan berapa banyak effort yang dibutuhkan untuk menghasilkan satu output. Misalnya:
- Berapa hari yang diperlukan untuk membuat analisis?
- Berapa hari yang dibutuhkan untuk memfasilitasi workshop?
- Berapa hari yang diperlukan untuk menyusun laporan akhir?
Kesalahan memperkirakan hari kerja tenaga ahli akan menyebabkan perhitungan HPS tidak akurat.
Data Historis Tidak Selalu Relevan
Menggunakan data historis adalah praktik yang baik dalam penyusunan HPS barang atau konstruksi, tetapi untuk jasa konsultansi, data historis sering tidak mencerminkan kompleksitas pekerjaan tahun berjalan.
Ada banyak faktor yang membuat data historis tidak dapat dipakai mentah-mentah, seperti:
- Perubahan ruang lingkup
- Perbedaan lokasi
- Perubahan jumlah tenaga ahli
- Variasi tingkat kesulitan kajian
- Kebutuhan output tambahan
Jika penyusun HPS hanya mengacu pada biaya kegiatan tahun sebelumnya, hasilnya dapat sangat meleset.
Tantangan Menghitung Overhead dan Profit Konsultan
Struktur biaya konsultan mencakup komponen yang tidak terlihat secara langsung, seperti:
- Biaya manajemen
- Biaya kantor
- Biaya administrasi
- Biaya penjaminan kualitas (quality assurance)
- Margin keuntungan
Berbeda dengan biaya material atau barang, biaya overhead tidak bisa dilihat di pasar. Penyedia bebas menentukan overhead dan profit sesuai model bisnis mereka. Ada konsultan besar yang memiliki overhead tinggi karena struktur organisasi yang kompleks. Ada konsultan kecil yang lebih efisien.
Penetapan biaya overhead ini menjadi salah satu tantangan terbesar dalam menyusun HPS.
Risiko HPS Terlalu Rendah atau Terlalu Tinggi
HPS yang terlalu rendah dapat menyebabkan beberapa masalah serius:
- Penyedia berkualitas enggan mengikuti tender
- Pemenang tender memberikan kualitas rendah
- Output konsultansi tidak dapat diandalkan
- Layanan yang dijanjikan dalam KAK tidak terpenuhi
Sebaliknya, HPS yang terlalu tinggi dapat menyebabkan:
- Risiko temuan audit
- Persepsi pemborosan anggaran
- Persaingan penyedia menjadi tidak sehat
Menyusun HPS jasa konsultansi membutuhkan keseimbangan yang tidak mudah dicapai.
Pentingnya Survei Pasar yang Komprehensif
Untuk memperkecil risiko kesalahan, penyusun HPS harus melakukan survei pasar secara menyeluruh. Survei tidak hanya dilakukan kepada satu konsultan, tetapi kepada beberapa konsultan yang relevan.
Survei juga harus mempertimbangkan perbedaan skala perusahaan. Konsultan besar dan kecil biasanya memiliki struktur biaya berbeda. Survei yang dilakukan hanya kepada satu tipe penyedia berisiko menghasilkan HPS yang tidak akurat.
Salah satu tantangan besar adalah konsultan tidak selalu bersedia memberikan rincian biaya. Mereka sering menganggap struktur biaya sebagai rahasia perusahaan. Ini membuat proses survei menjadi tidak lengkap dan penuh asumsi.
Keterbatasan Regulasi atau Tidak Sinkronnya Standar Biaya
Penyusun HPS sering menghadapi dilema antara mengikuti standar biaya resmi pemerintah dan menyesuaikannya dengan kondisi pasar aktual. Beberapa standar biaya daerah masih jauh di bawah harga pasar, sementara standar biaya pusat tidak selalu mencerminkan kondisi daerah.
Tidak sinkronnya standar biaya dengan harga pasar dapat menyebabkan HPS tidak realistis. Penyusun HPS harus berhati-hati menyeimbangkan kepatuhan regulasi dengan kewajaran harga.
Peran Penting Tenaga Ahli Penyusun HPS
Penyusunan HPS jasa konsultansi membutuhkan kemampuan analisis yang baik. Penyusun HPS harus memahami teknik sampling, metodologi kajian, struktur biaya konsultansi, standar honorarium, serta kondisi pasar jasa profesional.
Namun di lapangan, sering kali penyusunan HPS dilakukan oleh pegawai yang tidak memiliki pengalaman dalam bidang konsultansi. Mereka hanya mengandalkan dokumen tahun sebelumnya atau mengira bahwa semua paket konsultansi itu sama. Hal ini tentu berisiko besar.
Tenaga ahli yang memahami dunia konsultansi sangat diperlukan untuk membantu menentukan effort, metode, dan honorarium yang wajar.
Pentingnya Validasi dan Review HPS
HPS konsultansi harus melalui proses review agar tidak ada asumsi yang salah atau perhitungan yang kurang. Validasi HPS dapat dilakukan melalui:
- Review internal
- Diskusi dengan tenaga ahli
- Kajian terhadap standar biaya
- Perbandingan dengan paket serupa
Tanpa validasi, HPS berpotensi memiliki kesalahan struktural yang menyebabkan tender gagal atau kualitas output tidak terpenuhi.
Menyelaraskan HPS dengan Kriteria Evaluasi
Jasa konsultansi biasanya dievaluasi menggunakan kualitas (quality-based) atau kombinasi kualitas dan biaya. Jika HPS tidak mencerminkan ruang lingkup kerja secara akurat, penilaian kualitas akan menjadi tidak sinkron.
Misalnya, jika KAK mengharuskan tenaga ahli senior tetapi HPS hanya menghitung biaya tenaga ahli junior, maka penyedia akan kesulitan menawarkan harga yang wajar. Hal ini membuat tender berisiko gagal atau tidak menghasilkan penyedia yang kompeten.
HPS Jasa Konsultansi Harus Disusun dengan Ketelitian Tinggi
Penyusunan HPS untuk jasa konsultansi merupakan pekerjaan yang kompleks dan membutuhkan analisis mendalam. Tantangan terbesar terletak pada sifat intangible jasa konsultansi, variasi biaya yang sangat luas, ketidaksinkronan antara KAK dan HPS, serta kesulitan memperoleh data pasar yang akurat.
Namun dengan pemahaman yang baik tentang metode konsultansi, menggunakan KAK yang detail, melakukan survei pasar yang komprehensif, serta melibatkan tenaga ahli yang berpengalaman, HPS konsultansi dapat disusun secara lebih wajar, realistis, dan dapat dipertanggungjawabkan.
